Met de oproep van onze overheid om zoveel mogelijk thuis te werken zijn we massaal overgestapt op online werken. We vergaderen via Teams, we Zoomen, Skypen, we ‘videovergaderen’ via Google Meet, en noem de tools maar op. Ik vind het mooi om te zien dat drempels die we hier eerder bij dachten te ervaren in de praktijk veel minder hoog blijken te zijn. We mogen dit zeker als een van de positieve effecten van corona benoemen. En ik hoop dan ook dat wij dit een plek blijven geven in ons werk, zowel in de anderhalvemetersamenleving als daarna.

Toch hoor ik om mij heen nog regelmatig dat er accountants naar kantoor ‘moeten’. Want ondanks corona, het wennen aan de nieuwe manier van werken en al het extra werk dat er door corona is ontstaan is het ook volop productieseizoen op de kantoren. Jaarrekeningen worden samengesteld (of gecontroleerd) en aangiften worden opgesteld en ingediend. En de verklaringen die hierbij worden verstrekt of de brieven die de deur uitgaan, moeten nog steeds ondertekend worden. En dat kan nog lang niet altijd online gebeuren.

Nu moet ik zeggen dat ik het persoonlijk wel kan begrijpen dat je het ‘moeten ondertekenen’ van stukken aangrijpt om er even uit te kunnen. Evenals vanouds naar kantoor en met de rust op de weg vaak zelfs filevrij. Maar de eerlijkheid gebiedt te zeggen dat dit natuurlijk wel efficiënter kan: gewoon thuis vanaf je werkplek aan de keukentafel of op zolder. En dan ondertekend met een echte digitale handtekening met een certificaat. De mogelijkheden hiervoor zijn legio: er zijn verschillende aanbieders van signing services (de oplossing waarmee je ondertekent) en er zijn koppelingen met je bestaande software (bijvoorbeeld je rapportagesoftware, crm systeem of je documentenopslag). En als je als accountant al in het bezit bent van een persoonsgebonden beroepscertificaat (vanwege SBR assurance) dan kun je er zelfs voor kiezen deze stukken gekwalificeerd te ondertekenen met een echte accountantshandtekening. In dat laatste geval zou ik zeker ook kijken naar de mogelijkheden om dit vanuit de cloud te kunnen ondertekenen.

Waarom zou je dit nog niet doen? Omdat het moeilijk is? Dat valt echt reuze mee: de techniek is echt te overzien. En het mooie is dat je dit (meestal) zo in de processen kunnen inpassen dat je niet eens door hoeft te hebben wat er technisch allemaal gebeurt. Is de keuze lastig? Daar kunnen wij bij helpen, lees nog maar eens dit artikel. Wij hebben al meerdere kantoren geholpen bij het maken van een keuze die past bij hun applicatielandschap en (aangepaste) manier van werken. En de kosten? Ach, als je een reële vergelijking maakt met de kosten van het ondertekenen op kantoor (en daar dus speciaal voor naar kantoor moet rijden) dan is dat niet zo moeilijk. Overigens: ook als je al op kantoor bent bespaar je meer dan genoeg tijd. Je document wordt niet alleen direct aan de klant verstrekt maar kan ook nog eens netjes op de juiste plaats opgeslagen worden in je dossier. Mét een complete audit trail van de ondertekeningen en zonder dat je daarvoor extra stappen hoeft te zetten. Dus het naar kantoor rijden is absoluut niet noodzakelijk. Zeker niet zolang de overheid ons oproept om zoveel mogelijk thuis te werken.

Nieuwsgierig geworden naar de mogelijkheden voor jouw kantoor om te starten met digitaal ondertekenen? Neem eens contact op Henk Aardoom, Arjan Gelderblom, Marijke Stokvis of Martijn Kriek.