In deel 1 van deze serie is ingegaan op de nieuwe definitie van de achterliggende belanghebbende en in de tweede bijdrage is stilgestaan bij de nieuwe bepalingen van het risicoprofiel van de cliënt. Deze keer besteden we aandacht aan het (opnieuw) uitvoeren van het cliëntenonderzoek.

Tot nu toe is het toepassen van de bepalingen van het cliëntonderzoek en het monitoren daarvan een activiteit die meestal exclusief op het bordje van de accountants is neergelegd. Dat kan met de bepalingen in de nieuwe Wwft niet meer. Ook fiscalisten en juristen in de organisatie zullen zich daar mee bezig moeten houden. We leggen uit waarom dat zo is.

In artikel 3 lid 5 van de huidige Wwft staat opgesomd in welke gevallen het cliëntonderzoek moet worden uitgevoerd.

  1. Bij het aannemen van een nieuwe cliënt
  2. Als er indicaties zijn dat cliënt is betrokken bij witwassen of financieren van terrorisme
  3. Als er twijfel bestaat over eerder verkregen gegevens
  4. Als het risico dat cliënt betrokken raakt bij witwassen daartoe aanleiding geeft
  5. Als er een landenrisico ontstaat

Kort samengevat komt dat neer op het uitvoeren van het cliëntonderzoek voordat een relatie met een cliënt wordt aangegaan en daarna het monitoren van de cliënt op mogelijke wijzigingen in de omstandigheden. Dat laatste wordt meestal ingevuld door één keer per jaar na te gaan of de gegevens nog kloppen. Een mooi tijdstip daarvoor is het opmaken van de jaarrekening.

Met de wijzigingen in de nieuwe Wwft is deze aanpak van de monitoring niet meer voldoende.

Op 2 momenten moet het cliëntonderzoek (opnieuw)

  1. Na ingang van de nieuwe Wwft direct voor alle bestaande relaties

Bij het ingaan van de regels van de nieuwe Wwft moet voor alle cliënten, ook bestaande, het cliëntonderzoek opnieuw worden gedaan. Dat is het logische gevolg van de in de voorgaande twee artikelen behandelde wijzigingen van de personen naar wie het onderzoek moet worden gedaan en de nieuwe manier van het indelen in risico’s.

Let op de nieuwe Wwft zegt niet alleen hoe maar ook wanneer het cliëntonderzoek moet worden gedaan (artikel 38), namelijk dit onderzoek moet worden gedaan bij de eerste gelegenheid, m.a.w de eerste keer dat de cliënt contact opneemt met het kantoor.

  1. Als er voor de cliënt een nieuwe en/of andere opdracht moet worden gedaan

Deze situatie staat niet als zodanig in de Wwft beschreven. Het is het logische gevolg van de nieuwe bepalingen over de risico-indeling van de cliënt.

Deze risicobepaling is, zoals in deel 2 van deze serie beschreven, onder meer afhankelijk van de soort dienst die het kantoor biedt aan de cliënt. Daardoor kan het gebeuren dat een extra dienst zoals het adviseren over de fiscale gevolgen van de aan- of verkoop van onroerend goed als gevolg heeft dat het risico-profiel van de cliënt wijzigt (mogelijke betrokkenheid bij witwassen). En dat is weer wel een trigger om het cliëntonderzoek opnieuw uit te voeren.

En dat moet dan direct en mag niet achteraf gebeuren.

In de praktijk zijn we inderdaad tegengekomen dat het Bureau Financieel Toezicht een boete heeft opgelegd omdat het cliëntonderzoek niet of te laat opnieuw was uitgevoerd.

Het niet kunnen afronden van een cliëntonderzoek omdat onvoldoende gegevens bekend zijn of een nieuwe identiteit niet kan worden geverifieerd heeft ook bij een bestaande cliënt als gevolg dat deze de deur moet worden gewezen.

Als uit het onderzoek blijkt dat de integriteit van de cliënt in twijfel moet worden getrokken kan dat ook volgens de regels van de Nadere Voorschriften Kwaliteitssystemen als gevolg hebben dat afscheid moet worden genomen van een cliënt.

Conclusie

Gevolg van de nieuwe Wwft is dat bij het uitvoeren van een adviesopdracht of andere nieuwe opdracht moet worden nagegaan of het cliëntonderzoek opnieuw moet worden gedaan. Dat kan niet worden overgelaten aan de accountant die dat één keer per jaar in het jaarrekeningdossier vast legt. Het wordt de verantwoordelijkheid van alle adviseurs/werknemers die op het kantoor werkzaam zijn.