In de praktijk komen we bij de uitvoering van reviews en OKB’s steeds vaker tegen dat ondernemingen zelf software ontwikkelen en activeren. Niet alleen middelgrote rechtspersonen maar ook kleine rechtspersonen zijn hierin actief.
Bevindingen
We hebben vaak bevindingen bij de activering van dergelijke uitgaven. Zo missen we regelmatig de vastlegging en beoordeling van de vereisten die aan de eerste waardering van een dergelijk actief gesteld worden.
Maar nog vaker hebben we bevindingen bij activering van uitgaven aan een dergelijk actief nadat het actief in gebruik is genomen. Hieraan wordt een aanvullende eis gesteld waarvan de RJ aangeeft dat dergelijke uitgaven slechts in uitzonderingsgevallen zal leiden tot het mogen activeren van deze uitgaven.
Een korte opsomming van de vereisten bij eerste waardering en de vereisten voor activering van uitgaven na de eerste verwerking.
Onderzoeksfase
Onderzoekskosten mogen niet worden geactiveerd, maar dienen als kosten in de resultatenrekening verwerkt te worden. Achterliggende gedachte hiervan is dat een onderneming in de onderzoeksfase niet kan aantonen dat er een immaterieel vast actief zal ontstaan en dat deze in de toekomst economische voordelen zal gaan genereren.
Ontwikkelingsfase
Uitgaven in de ontwikkelingsfase kunnen geactiveerd worden (en bij middelgrote onderneming verplicht) als aan de volgende vereisten uit RJ 210.224 wordt voldaan:
- de technische uitvoerbaarheid om het immaterieel vast actief te voltooien, zodat het beschikbaar zal zijn voor gebruik of verkoop;
- zijn intentie om het immaterieel vast actief te voltooien en het te gebruiken of te verkopen;
- zijn vermogen om het immaterieel vast actief te gebruiken of te verkopen;
- hoe het immaterieel vast actief waarschijnlijk toekomstige economische voordelen zal genereren. Onder andere dient de rechtspersoon aan te tonen dat er een markt bestaat voor de goederen of diensten die met het immaterieel vast actief worden voortgebracht dan wel voor het immaterieel vast actief zelf of, als het immaterieel vast actief binnen de rechtspersoon wordt gebruikt, de bruikbaarheid van het immaterieel vast actief;
- de beschikbaarheid van adequate technische, financiële en andere middelen om de ontwikkeling te voltooien en het immaterieel vast actief te gebruiken of te verkopen; en
- het vermogen om de uitgaven gedurende de ontwikkeling van het immaterieel vast actief betrouwbaar vast te stellen.
Wij verwachten in het dossier een onderbouwing waarom de onderneming aan alle vereisten voldoet. Met name de onderbouwing van toekomstige economische voordelen verdient daarbij de aandacht.
Uitgaven na de eerste verwerking
Volgens RJ 210.303 dienen uitgaven na de eerste verwerking als kosten verantwoord te worden tenzij:
- het waarschijnlijk is dat de uitgaven zullen leiden tot een toename van de verwachte toekomstige economische voordelen; en
- de vaststelling van de uitgaven en de toerekening aan het actief op betrouwbare wijze kunnen geschieden.
Volgens RJ 210.304 zal slechts in uitzonderingsgevallen voldaan worden aan bovenstaande vereisten. Dit omdat het bijzonder lastig is om de bepalen of deze uitgaven noodzakelijk zijn voor de instandhouding van de oorspronkelijke economische voordelen of dat deze daadwerkelijk gaan leiden tot een toename van de verwachte economische voordelen.
Omdat de RJ stelt dat deze uitgaven slechts in uitzonderingsgevallen geactiveerd mogen worden zal in het dossier goed onderbouwd moeten zijn waarom de uitzondering van toepassing is.