Migratie in een weekend: een uitdaging!

Ervaring met migratie naar de cloud?

In de afgelopen jaren hebben wij tientallen kantoren mogen begeleiden in hun migratie naar de cloud. Een onderdeel hiervan is het migreren van de dossierhistorie. Tijdens deze stap ontdek je vaak hoe gedisciplineerd er in een organisatie is gewerkt. En hoe procedures ook in stand worden gehouden bij wisseling van systemen en medewerkers.

Tijd = geld

Kantoren willen veelal van tevoren weten hoeveel tijd (en dus geld) het gaat kosten als wij een migratie begeleiden. Een logische vraag. We leggen dan uit dat de hoeveelheid tijd erg afhankelijk kan zijn van de manier waarop de data is opgebouwd. Uiteraard geven we aan wat de factoren zijn die tot extra werkzaamheden kunnen leiden en wat we dan moeten doen om dit te herstellen.

“Alles op orde”

Bijna elk kantoor denk dat alles wel goed op orde is. Bijna altijd blijken er toch ‘issues’ te zijn die extra tijd zullen gaan kosten. De ervaring leert dat er tussen de 10 en 20 procent van de dossiers op één of ander manier extra aandacht moet krijgen tijdens of na de migratie.

Migratie in een weekend?

Bij kleinere organisaties kan de migratie inderdaad in de meeste gevallen volledig in één weekend worden uitgevoerd. Dat betekent wel dat vooraf het een en ander geregeld moet worden:

  • hoe krijgen we toegang;
  • blijven processen ’s nachts gewoon doorlopen of worden er servers op bepaalde tijden herstart;
  • is de internetverbinding stabiel;
  • kan de migratie-tooling onbelemmerd worden gebruikt;
  • hoeveel data moet er worden overgezet;
  • welk deel moet gearchiveerd en gemigreerd worden;
  • staat er op de locatie van de dossiers ook nog andere data;
  • ….

Zo’n migratie in een weekend is altijd een uitdaging qua doorlooptijd. En het vraagt wat creativiteit en improvisatie om te zorgen dat op maandagochtend in ieder geval de productie in de organisatie weer gewoon door kan draaien.

Soms loopt het anders

Maar soms loopt het opeens heel anders en zo’n migratie had ik vorig weekend.
Het betrof een kantoor dat aan het overstappen is van server based computing naar een moderne werkplek (serverloos). Meestal migreren we de dossiers dan één week voor de definitieve migratie van de server naar de cloud, zodat niet alle veranderingen op één moment plaats vinden.

Afspraak was dat vrijdag eind van de middag de toegang zou worden geregeld. Om klokslag 17:00 uur werd ik gebeld door het kantoor en kreeg ik toegang. Op basis van de inventarisatie vooraf was een verdeling gemaakt welke dossiers zouden worden gearchiveerd en welke gemigreerd.

Ik ben gestart met het isoleren van de te archiveren dossiers en ben vervolgens begonnen met het voorbereiden van de dossiers die gemigreerd moesten worden. Dit gebeurt in batches en bij de eerste batch bleek de uitval minder dan 1 procent. Dus ik controleerde nog een keer of dat wel juist was maar het was echt het geval. Het bleef niet bij die ene constatering bij de eerste batch; ook bij alle volgende batches was nauwelijks sprake van uitval.

De verwachting was dat de migratie vrijdagavond en de hele zaterdag in beslag zou nemen. Met de optie s ’nachts door te migreren met een mogelijke uitloop naar de zondag. Maar deze migratie was vrijdagavond grotendeels afgerond. Zaterdag was er vervolgens nog een korte sessie nodig om de puntjes op de i te zetten.

Ik heb bij het gereed melden van de migratie het kantoor complimenten gegeven voor de manier waarop ze de afgelopen 10 jaar waren omgegaan met hun data en het consequent volgen van de afgesproken processen. Voor mij had deze migratie ook het voordeel dat ik het grootste deel van het weekend niet meer bezig hoefde te zijn met het in de gaten houden en bijsturen van de migratie.

Op naar de volgende migratie ……

Heb je ook een migratie in het vooruitzicht en wil je eens sparren over de aanpak?

Neem gerust eens contact op met mij of een van mijn collega’s!
h.aardoom@fullfinance.nl of bel: 055-355 99 79.

Publicatiedatum: 4 oktober 2024