Met de invoering van de Nadere voorschriften kwaliteitsmanagement (NVKM) is het kwaliteitsmanagementsysteem niet langer een set losse kwaliteitsmaatregelen, maar een geïntegreerd stelsel dat risicogestuurd moet worden opgezet. Wij hebben een aantal artikelen over de NVKM gepubliceerd waarin de regels, de impact, te nemen acties en onze ondersteuning daarbij is uiteengezet. In dit artikel gaan wij in op de schaalbaarheid van de NVKM. Voor kleine(re) accountantskantoren roept dit direct de vraag op: waar en hoe moet de schaalbaarheid worden toegepast? Immers, paragraaf 10 SKM1 geeft aan dat bij het toepassen van de risicogerichte aanpak, het kantoor rekening dient te houden met de aard en de omstandigheden van het kantoor en met de aard en omstandigheden van de opdrachten die door het kantoor worden uitgevoerd. Dit zal inhouden dat met name de complexiteit en formaliteit van de opzet van het kwaliteitsmanagementsysteem tussen de verschillende kantoren zal variëren.

De kern van de NVKM, de Standaard voor kwaliteitsmanagement 1 geeft een helder antwoord: de doelstellingen zijn uniform, de risico’s zijn proportioneel en de maatregelen moeten effectief zijn. De monitoring- en herstelacties moeten hierbij aansluiten.
In de paragrafen hieronder gaan wij hier nader op in.

Doelstellingen: uniform

Paragraaf 8 SKM1 schrijft vaste kwaliteitsdoelstellingen voor, waarbij wordt verwezen naar de componenten uit paragraaf 6 SKM1 die worden uitgewerkt in paragraaf 28 tot en met 33 in SKM1. Paragraaf 6 maakt het wel mogelijk aanvullende kwaliteitsdoelstellingen vast te stellen, maar niet om kwaliteitsdoelstellingen die in de Standaard staan benoemd, niet op te nemen bij het vaststellen van de kwaliteitsdoelstellingen. Dit wordt in paragraaf 24 SKM1 nog eens herhaald. De (minimale) kwaliteitsdoelstellingen uit paragraaf 6 SKM1 gelden dus voor elk kantoor, ongeacht omvang. Dit houdt naar onze mening in dat proportionaliteit hier géén rol speelt: de lat ligt voor alle kantoren even hoog.

Kortom: doelstellingen vormen het vaste fundament van de NVKM.

Risico’s: proportioneel en contextafhankelijk

Paragraaf 25 SMK1 verplicht kantoren om kwaliteitsrisico’s te identificeren die het behalen van de doelstellingen kunnen bedreigen. Hier ontstaat ruimte voor schaalbaarheid. Een risico bestaat uit twee elementen: de kans dat het gebeurt en de impact die het heeft als het gebeurt. Samen vormen ze een risicoscore (kans × impact). Kleine kantoren kennen vaak minder complexe dienstverlening, hebben kortere communicatielijnen en er is directe betrokkenheid van de eigenaar‑accountant. Daarmee kan de kans dat een doelstelling niet behaald wordt dalen, waardoor het risico zich feitelijk niet meer voordoet. Hierdoor hoeven, afhankelijk van de aard en omstandigheden, minder risico’s te worden geïdentificeerd. Ook kunnen risico’s eenvoudiger worden geformuleerd of samengevoegd. De documentatie en de directe betrokkenheid van verschillende personen zal in een minder complex kantoor minder uitgebreid kunnen zijn.

Risico’s zijn dus schaalbaar in aantal, diepgang en detailniveau.

Maatregelen: effectiviteit is leidend, niet omvang

Naar onze mening zit de meeste ruimte voor schaalbaarheid in de maatregelen. SKM1 beschrijft in paragraaf 26 wat moet worden bereikt, maar laat bewust open hoe dit moet worden ingericht. Paragraaf 34 verplicht een aantal specifieke maatregelen die minimaal aanwezig moeten zijn. SKM1 laat daarbij wel ruimte voor de invulling. Kleine kantoren kunnen maatregelen eenvoudiger, minder formeel en minder gedocumenteerd vormgeven. Denk aan:

• compacte checklists in plaats van uitgebreide procesbeschrijvingen;
• mondelinge communicatie waar dit effectief en aantoonbaar is;
• externe collegiale toetsing in plaats van een interne kwaliteitsfunctie.

Uit de Standaard kan worden afgeleid dat effectiviteit leidend is, wat ook blijkt uit paragraaf A49 van de toelichting SKM1. Hierin staat dat de aard, timing en omvang van de maatregelen zijn gebaseerd op de motivering van de inschatting van de kwaliteitsrisico’s. Dat wil zeggen de verwachte mate van optreden en effect op het bereiken van een of meer kwaliteitsdoelstellingen. De Standaard zegt niets over de omvang van het aantal maatregelen of de diepgang daarvan.
In de maatregelen ligt dus veel ruimte voor een passende, proportionele invulling van de NVKM.

Monitoring- en herstelproces: passend en praktisch bij de risico’s en maatregelen

Het kwaliteitsmanagementsysteem moet dus schaalbaar zijn naar aard en omvang van het kantoor met ruimte voor een proportionele invulling van risico’s en maatregelen. De laatste stap in de PDCA-cyclus waar de NVKM op gebaseerd is, is het monitoring- en herstelproces. Ook hier is schaalbaarheid wel degelijk mogelijk. In paragraaf A144, maar ook in andere toelichtingen bij SKM1 worden voorbeelden genoemd. Wij trachten hier een praktische vertaling aan te geven. Schaalbaarheid in het monitoring- en herstelproces is naar onze mening mogelijk door:

• risicogericht in plaats van volumegericht te werken. Zo kan een klein kantoor:
  • in plaats van een vast aantal dossiers te inspecteren, dossiers selecteren op risico’s (bijvoorbeeld nieuwe klanten, complexe waarderingen, continuïteit),
  • de minder risicovolle opdrachten lichter monitoren en
  • cyclisch werken door niet elk risico ieder jaar diepgaand te onderzoeken;
• doorlopend maar licht te monitoren. Dit kan bestaan uit korte evaluaties na opdrachten, feedback van medewerkers en opdrachtgevers te vragen, en met eenvoudige checklists te werken. Van belang is dat dit systematisch gebeurt;
• herstelmaatregelen klein en gericht te houden. Herstel hoeft geen groot verbeterprogramma te betekenen. Voor kleine kantoren zijn passende herstelacties bijvoorbeeld een korte interne instructie, een aangepast werkprogramma, extra reviewmomenten bij een specifiek risicogebied of een kort memo van een besluit of werkwijze.

De NVKM vraagt om vastlegging, niet om uitgebreide rapportages. Een klein kantoor kan volstaan met notities van bevindingen en genomen maatregelen en een samenvatting van wat goed ging en wat beter moet vanuit de jaarlijkse evaluatie.

Op deze wijze zal het monitoring- en herstelproces nog steeds effectief, maar met name ook praktisch toepasbaar zijn.

Conclusie: schaalbaarheid is geen keuze, maar een gelaagde aanpak.

De NVKM vraagt om een geïntegreerde benadering waarin:

• doelstellingen vaststaan;
• risico’s proportioneel worden bepaald;
• maatregelen effectief worden ingericht;
• monitoring en herstel passend en praktisch is.

Concreet betekent dit dat kleine kantoren geen verkleinde kopie van een groot kantoor hoeven te bouwen. Een compact, effectief en aantoonbaar kwaliteitsmanagementsysteem volstaat, precies zoals door de NVKM wordt beoogd.

Onze ondersteuning

Full Finance kan helpen met de inrichting van het kwaliteitsmanagementsysteem van jouw kantoor conform de NVKM ongeacht de grootte van je kantoor. Dat kan zijn door:

• Het verzorgen van gerichte workshops voor kantoren zonder personeel en kantoren die in het verlicht regime NVKS vallen.
• Het verzorgen van incompany workshops voor de grote(re) kantoren die momenteel conform het normale uitgebreide regime van de NVKS werken en moeten overgaan naar de NVKM. Klik op deze link voor meer informatie en inschrijven.
• Mee te denken en adviseren over de inrichting

Vragen?

Heb je vragen over de NVKM of de ondersteuning door Full Finance? Neem contact op met Petra Leertouwer AA of Freddie de Vries AA via nvkm@fullfinance.nl. Of bel (055 – 355 99 79) of mail naar Minie Beugel.

Freddie de Vries AA