Wanneer vervang je, wanneer upgrade je?
Software is zelden écht af
Leveranciers brengen voortdurend nieuwe versies en updates van hun software uit. Wat een paar jaar geleden nog een solide investering was kan ineens ‘end of life’ zijn. Veel kantoren herkennen het dilemma: stap je over of blijf je nog even zitten?
De lifecycle van applicatiesoftware is korter dan ooit. Zonder plan loop je het risico op beveiligingslekken, dataverlies of dure noodmigraties. Tijd dus om jaarlijks stil te staan bij je softwarelandschap – een soort software-APK.
Wat bedoelen we met ‘software lifecycle’?
Elke applicatie doorloopt grofweg vier fasen: introductie → groei → volwassenheid → uitfasering. In die laatste fase stopt de leverancier met updates en beveiligingsondersteuning. Voor accountantskantoren vormt dat niet alleen een technisch probleem, maar ook een compliance- en beveiligingsrisico.
Zodra ondersteuning stopt, werk je met verouderde software en dat wil je natuurlijk niet als het om klantdata of dossierbeheer gaat.
De software-APK: grip in één overzicht
Een jaarlijkse software-APK hoeft helemaal niet ingewikkeld te zijn. Maak een simpel overzicht met per toepassing:
- leverancier en versie;
- laatste update;
- aantal gebruikers;
- kritisch proces (ja/nee);
- status (actueel / vervanging gepland).
Zo krijg je in één oogopslag zicht op risico’s, dubbele licenties en applicaties die op korte termijn aandacht vragen.
Wanneer vervang je software?
Vijf signalen dat het tijd is om te vernieuwen:
- De leverancier stopt met updates of ondersteuning.
- Koppelingen met andere systemen werken niet meer goed.
- Er zijn bekende beveiligingslekken zonder patch.
- Gebruikers klagen over traagheid of omslachtige processen.
- De software past niet meer bij je strategie (bijv. meer cloud of verdere automatisering).
Noteer bij elke toepassing een beoogd vervangingsjaar. Zo spreid je de investeringen en voorkom je dat alles tegelijk vervangen moet worden.
Denk verder dan techniek
Een upgrade is nooit alleen een technische keuze. Vaak verandert er ook iets in het werkproces: digitaal ondertekenen, data centraal opslaan snellere klantcommunicatie. Bespreek daarom altijd drie invalshoeken:
- Functionaliteit/proces: wat willen we verbeteren?
- Mens: wie gebruikt het, en welke training is nodig?
- Techniek: hoe past dit binnen de bestaande omgeving?
Een succesvolle overstap draait uiteindelijk om mensen – niet alleen om software.
Tot slot
Digitale fitheid begint bij overzicht.
Een jaarlijkse software-APK helpt om risico’s te signaleren vóórdat ze urgent worden. Zo blijf je veilig, efficiënt en voorbereid op de volgende stap.
Meer weten?
Bij Full Finance Consultants helpen we onze klanten om realistische en goed geïnformeerde keuzes te maken. We begeleiden niet alleen bij het maken van de juiste softwarekeuze, maar ondersteunen ook actief de implementatie, zodat nieuwe systemen écht gaan werken voor jouw organisatie.
Wil je hierover eens doorpraten? Neem dan contact met mij op: Zinzi van der Veen (z.van.der.veen@fullfinance.nl of 055-355 99 79).
En dan nogeen tip: tijdens onze meerdaagse gaan we op vrijdag 28 november uitgebreid in op het Applicatielandschap i.c.m. inzet van AI bij kantoren.
Meer informatie vind je hier: PE-meerdaagse – Full Finance Consultants.
Publicatiedatum: 24 oktober 2025