In de afgelopen periode hebben we regelmatig geschreven over oorzaken en mogelijkheden om stress aan te pakken.
In deze bijdrage wil ik ingaan op stress die veroorzaakt wordt door het niet of niet goed plannen en prioriteiten stellen. Een veelgehoorde klacht is: “ik heb vandaag niks gedaan.” Als ik dan doorvraag blijkt dat er veel vragen zijn gekomen van klanten of collega’s, er was een spoedklus of er lag wel een planning, maar de gecoachte stelde de klus uit.
Het lastige met plannen en prioriteiten stellen is dat er vaak sprake is van een gelaagde situatie. Het probleem kan daadwerkelijk liggen in gebrek aan kennis over plannen en prioriteren. Vaak zit er nog wat onder. Bijvoorbeeld een gebrek aan zelfvertrouwen. Of het idee dat men geen nee mag zeggen tegen een leidinggevende en daarmee doorkruist iedere vraag van een leidinggevende de planning. Of een neiging tot perfectionisme en daardoor belemmerd worden om iets over te laten aan een ander.
In een eerder artikel hebben we het gehad over een van de manieren om daarmee om te gaan.
Laten we nu eens stilstaan bij een handig instrument om te plannen en prioriteren, de Eisenhower-matrix.
De matrix kent vier kwadranten en 2 assen met de vragen:
- Is het urgent? Ofwel moet het nu?
- Is het belangrijk*? Ofwel moet jij het doen? (* let op: met belangrijk wordt hier bedoeld is het belangrijk voor jou ofwel is het onderdeel van jouw functie/rol/takenpakket en ben jij er verantwoordelijk voor)
De combinatie leidt feitelijk (bij iedere taak) tot de vraag: Moet jij het nu doen?
- Taken die belangrijk zijn én urgent, komen in het kwadrant “DOEN”
- Taken die belangrijk zijn maar niet urgent, kun je “PLANNEN”
- Taken die niet belangrijk zijn maar wel urgent, kun je “DELEGEREN”
- Taken die niet belangrijk en niet urgent, zou je (en jullie) “NIET moeten DOEN”
Voor een relatiebeheer werkzaam in de samenstelpraktijk kan een ingevulde matrix er globaal als volgt uit zien.
Als er sprake is van stress zien we vaak dat het kwadrant DOEN boordevol staat en de gecoachte figuurlijk de hele dag brandjes aan het blussen is. De kansen liggen in de kwadranten PLANNEN en DELEGEREN.
Wil je beginnen met het gebruik van deze matrix, start dan met het opstellen van een takenlijst. Vervolgens plaats je de taken in de kwadranten. Dat kan eventueel samen met je leidinggevende of een coach. Door de toepassing krijg je een overzicht van taken met de hoogste prioriteit, taken die je kunt plannen en taken die je kunt delegeren.
Daarna komt het natuurlijk wel aan op zelfdiscipline. Als je niet doet wat je plant of als je niets delegeert, komt alles ‘vanzelf’ weer in het kwadrant ‘DOEN’…
Volgende keer deel ik drie praktische tips om te doen wat je plant.
Tonny Dirkx