Inleiding

Inmiddels moeten de accountantsorganisaties met vergunning tot het verrichten van wettelijke controles de nieuwe Nadere voorschriften kwaliteitsmanagement (hierna: NVKM) hebben geïmplementeerd en zullen zij dit jaar aan de slag moeten gaan met monitoring en, waar nodig, herstel. Voor accountantskantoren zonder deze vergunning is 2026 het jaar van de waarheid waarin deze implementatie haar beslag moet krijgen. Op 1 januari 2027 moet er voldoende kennis in huis zijn van deze voorschriften en bijbehorende Standaarden en nagedacht zijn over de praktische uitwerking hiervan en moet het ‘bestaan’ kunnen worden aangetoond. Het jaar 2027 zal vervolgens voor hen in het teken staan van monitoring en herstel.

Van een maatje ‘S’ naar een maatje ‘M’, een maatje meer

In de afkorting van de huidige (NVKS) en de nieuwe voorschriften (NVKM) gaan we van een ‘S’ naar een ‘M’. Op het eerste gezicht enkel een vervanging van een letter, maar deze wijziging heeft wel degelijk iets meer om het lijf. De uitwerking van de voorschriften en de Standaarden in de praktijk, met name voor de wat kleinere accountantskantoren, is met recht ‘een maatje meer’ maar heeft ook meer betekenis dan op het eerste gezicht lijkt. Waar wij als Full Finance in eerste instantie ook kritisch en wellicht enigszins sceptisch tegen de nieuwe voorschriften aankeken, hebben wij deze na nadere bestudering inmiddels wel weten te omarmen. Het op juiste wijze, praktisch en kantoorspecifiek implementeren van de voorschriften kan in onze optiek daadwerkelijk materieel bijdragen aan het verbeteren van de kwaliteit. Daarbij is het van belang te realiseren dat maatwerk mogelijk is en een betere pasvorm kan opleveren dan een standaardmaat.

Regelgevend kader

De NVKM zijn beschreven vanuit de gedachte dat een kantoor de kwaliteit van haar  beroepsuitoefening sterk kan verhogen als het kantoor een kwaliteitsmanagementsysteem heeft ingericht en dat dit managementsysteem ervoor zorgt dat:

• er kwaliteitsdoelstellingen worden vastgesteld;
• er kwaliteitsrisico’s worden geïdentificeerd en ingeschat;
• er beheersingsmaatregelen worden opgezet en geimplementeerd;
• er herstelmaatregelen worden genomen indien noodzakelijk;
• de werking van het kwaliteitsmanagementsysteem wordt geëvalueerd, gericht op het verder bijsturen ervan.

Daarnaast regelen de NVKM de Standaarden voor Kwaliteitsmanagement (hierna SKM). De NVKM geven nadere voorschriften voor kwaliteitsmanagement en deze zijn vervolgens verder uitgewerkt in een drietal Standaarden.

De volgende Standaarden zijn beschikbaar:

• SKM1: behandelt de verantwoordelijkheden van een kantoor voor het opzetten, implementeren en in werking houden van een kwaliteitsmanagementsysteem;
• SKM2: behandelt de aanstelling en geschiktheid van een opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordelaar en zijn of haar verantwoordelijkheden ten aanzien van de uitvoering van een opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling (OKB);
• SKM3N: behandelt de vereisten voor stemrecht, dagelijks beleid, beroepsaansprakelijkheid en waarneming (onveranderd ten opzichte van hetgeen nu in de NVKS is voorgeschreven).

In de praktijk is inmiddels gebleken dat de implementatie van de verantwoordelijkheden zoals genoemd in SKM1 de nodige tijd en kennis vergt. Ons advies is dan ook om hier tijdig mee te beginnen.

Van kwaliteitsbeheersing naar kwaliteitsmanagement

Onder de huidige NVKS richten we ons op het bewaken en controleren van processen en het beschermen van de organisatie (meestal op korte termijn). Jaarlijks wordt er een evaluatie van het kwaliteitssysteem (of -ambitie) uitgevoerd en vastgelegd en actiepunten ter verbetering onderkend en opgevolgd. Onder NVKM wordt van ons verwacht dat we naast bovenstaande kwaliteitsbeheersing strategische (langetermijn)kwaliteitsdoelstellingen formuleren. Een aantal van deze doelstellingen worden als componenten van het kwaliteitssysteem vanuit de SKM1 al voorgeschreven, maar deze kunnen desgewenst aangevuld worden met specifieke kantoordoelstellingen. Vervolgens wordt er van u verwacht dat u risico’s onderkent die impact hebben op deze doelstellingen, dat u beheersingsmaatregelen bedenkt om deze risico’s te verkleinen, en dat u de werking hiervan periodiek monitort en waar nodig herstelmaatregelen neemt. Deze herstelmaatregelen zullen vervolgens weer geëvalueerd moeten worden en bijsturing zal plaats moeten vinden indien noodzakelijk. De kerngedachte hierbij is het werken volgens de zogenaamde PDCA-methodiek (Plan, Do, Check, Act).

Voorbeeld:

• Kwaliteitsdoelstelling: Aanvaarding en continuering van cliëntrelaties en specifieke opdrachten.
• Risico: Het risico bestaat dat cliënten worden aanvaard die niet integer zijn of in strijd handelen met ethische waarden en normen van ons kantoor.
• Beheersingsmaatregel: Voor iedere cliënt dient als onderdeel van de procedure cliëntaanvaarding te worden vastgesteld dat het integriteitsrisico past binnen het intern geformuleerde risicobeleid*.

Vanuit de monitoring zal deze beheersingsmaatregel periodiek moeten worden gecheckt op werking en indien blijkt dat de maatregel onvoldoende werkt, moeten ze worden vervangen door een andere beheersingsmaatregel. De werking van deze nieuwe maatregel zal ook weer moeten worden geëvalueerd enzovoort (Plan, Do, Check, Act).

*Hierbij zijn twee zaken van belang:

1. er dient een risicobeleid aanwezig te zijn (wat voor type cliënten willen we wel/niet aannemen);
2. er dient een procedure te zijn om aan het beleid te toetsen.

Veelal zijn bovengenoemde zaken al aanwezig op het kantoor, maar de kunst is om dit goed te structureren binnen de NVKM (aanwezigheid procedure, beoordeling en eventuele maatregelen).

Kwaliteitshandboek

De overgang van NVKS naar NVKM zal impact hebben op de bestaande handboeken, ongeacht de omvang van de organisatie.

Om het kantoorspecifieke karakter te duiden (en daarmee het toepassen van eventuele schaalbaarheid te kunnen verantwoorden) zal er een beschrijving van het kantoor vastgelegd moeten worden in het handboek. Deze kantoorbeschrijving is toegelicht in paragraaf 25 van SKM1, ook wel het kapstokartikel van de SKM1 genoemd. In het handboek geeft u met name uitleg aan de aard en omstandigheden van het kantoor en van de opdrachten die het kantoor uitvoert (wel of geen sprake van assuranceopdrachten etc.).

Daarnaast zullen de in SKM1 genoemde componenten van het kwaliteitsmanagementsysteem aan bod moeten komen en moeten worden beschreven. Denk bij deze componenten aan de voorgeschreven doelstellingen (eventueel aangevuld met kantoorspecifieke doelstellingen), een beschrijving van het risico-inschattingsproces, een beschrijving van het monitorings- en herstelproces en de specifieke maatregelen die het kantoor hanteert om de kwaliteit te bewaken. In de praktijk wordt er vaak gebruikgemaakt van een sjabloon van een serviceorganisatie. Het is belangrijk op te merken dat het de bedoeling is dat dit sjabloon echt kantoorspecifiek wordt gemaakt. Voor de duidelijkheid: hier wordt echt meer mee bedoeld dan alleen maar ‘vervang <kantoornaam> door <X>’.

Verlicht regime kleine accountantseenheden (NVKS par. 7 artikel 27)

Onder de NVKS bestaat er een verlicht regime voor kleinere accountantskantoren. Een dergelijk verlicht regime wordt onder de NVKM niet onderkend. Wel wordt er de mogelijkheid van schaalbaarheid geboden. Dit houdt in dat bij het toepassen van de risicogerichte aanpak het kantoor rekening kan houden met:

• de aard en omstandigheden van het kantoor; en
• de aard en omstandigheden van de opdrachten die worden uitgevoerd door het kantoor.

De complexiteit en formaliteit van de opzet van het kwaliteitsmanagementsysteem zal dus variëren tussen de kantoren. Voor de groep kantoren die momenteel onder het verlichte regime vallen en ook gebruikmaken van de mogelijkheden hiervan zal het dus zeker ‘een maatje meer’ worden. Wel is het door de schaalbaarheid dus zo dat het niet per definitie een overgang van een standaardmaat ‘S’ naar standaardmaat ‘M’ hoeft te zijn. Maatwerk is mogelijk en de ‘M’ kan hier en daar wellicht wat ingenomen worden zodat het een betere pasvorm krijgt voor het kantoor en dus comfortabeler gedragen kan worden. Hierin denken wij graag met u mee.

Conclusie

Voor de kantoren zonder vergunning tot het verrichten van wettelijke controles is 2026 het jaar van de waarheid. Gezien het feit dat de NVKM echt ‘een maatje meer’ is dan de NVKS (zeker voor de kleinere accountantskantoren) is ons advies tijdig te beginnen met het verdiepen in en het implementeren van deze voorschriften. ‘Een maatje meer’ waarbij maatwerk voor het kantoor-specifiek maken van het kwaliteitsmanagementsysteem van belang is om het passend te laten zijn voor het kantoor. Als dit met voldoende aandacht en diepgang wordt opgezet en gevolgd zijn wij ervan overtuigd dat het echt waarde kan toevoegen en de kwaliteit van het kantoor en zijn dienstverlening naar een hoger niveau tilt.

Hoe je de coupeurs en/of tailleurs van Full Finance hierbij kunt inzetten heeft mijn collega Freddie de Vries AA concreet uiteengezet in een separaat artikel.

Mochten er naar aanleiding van dit artikel nog vragen zijn neem dan gerust contact op met mij of met een van mijn collega’s.

Wilco Schut AA (w.schut@fullfinance.nl) of bel 055-355 99 79.

Publicatiedatum: 10 februari 2026