Verandering is eng (maar wel nodig)

Ik denk dat we dit allemaal wel herkennen: de eerste keer iets doen kan best spannend zijn. Of het nou je eerste werkdag is bij een nieuwe werkgever of de eerste keer rijden in een nieuwe auto (in ieder geval tot aan de eerste kras). Bij onze klanten zien wij als ict- consultants de spanning bij het onderzoeken naar, of de komst van nieuwe software. Wij weten dat daar vaak iets bij komt kijken waardoor het op zijn minst ‘anders’ voelt.

Telkens maar weer nieuw?

Het lijkt wel een steeds doorgaand proces. Kantoren die bezig zijn om hun automatiseringsomgeving aan te passen. Bijvoorbeeld om van de (inmiddels) traditionele serveroplossingen (op eigen servers of via hosting) naar een moderne werkplek over te gaan. En op die moderne werkplek draait dan veelal software in de cloud waardoor afscheid wordt genomen van de vertrouwde Windows (on-premise) oplossing. Bestanden worden gemigreerd van de traditionele Windows Verkenner naar Sharepoint, Onedrive en (mooi) geïntegreerde Document Management Systemen. Alles in de cloud uiteraard.

Niet alleen techniek

Als wij kantoren adviseren en ondersteunen bij interne processen, dan weten we dat door de verandering in techniek ook nagedacht moet worden over de processen. En dat is, vind ik persoonlijk, een hele mooie ‘bijvangst’ van deze verandering. Want waarom zouden wij de processen blijven doen zoals we dat altijd al hebben gedaan? In de nieuw gekozen oplossingen is het niet per definitie zo dat het bestaande proces tot de beste werkwijze leidt. En hoewel het argument “omdat we het altijd zo hebben gedaan” vaak genoemd wordt, is er echt winst te halen als de bestaande processen op zijn minst worden heroverwogen. Begrijp me goed: als de huidige werkwijze al de beste is voor jouw kantoor dan moet je vooral zo blijven werken. Verandering is vanuit dat oogpunt dus geen absolute noodzaak.

Verandering: wat levert het op?

Waar zou die verandering dan winst kunnen opleveren? We kunnen natuurlijk al jaren de jaarrekeningen volledig digitaal op briefpapier en digitaal ondertekend uitbrengen, maar nog (lang) niet alle kantoren hebben deze stappen gezet. Of wat te denken voor scan-herken-verwerkstraten voor de financiële administratie? Als we wat verder kijken zou een (automatische) workflow vanuit de samenstelsoftware naar de eindklant een verbetering kunnen zijn om daarmee de (concept)jaarrekening, LOR en publicatiestukken aan te bieden en, waar nodig, getekend retour te ontvangen. Of accordering op alle in te sturen aangiften (IB, Vpb, maar ook btw en LH) vanuit een standaardproces. Of wat te denken van andere vormen van rapportage in plaats van de ‘traditionele jaarrekening’? Klanten vinden waarschijnlijk een vooruitblik op basis van actuele cijfers (data, dashboard) minstens net zo relevant als (nu nog) de jaarrekening van vorig jaar. Of (nog wat moderner) de inzet van AI binnen het kantoor: bijvoorbeeld voor het helpen schrijven van memo’s, het beantwoorden van helpdeskvragen over softwaregebruik, het maken van eigen workflows (Power Automate) binnen het kantoor, vertalingen, samenvatten van Prinsjesdagplannen etc.

In een vorig artikel schreven we al eens over “als je doet wat je deed, dan krijg je wat je kreeg”. Dus als we vooruit willen, laten wij dan met elkaar proberen de veranderingen te omarmen. Soms voelt het eng, maar het kan echt wat brengen voor jouw kantoor. En gelukkig hebben wij al de nodige ervaring met kantoren die jullie zijn voorgegaan. We staan je graag bij om deze stappen te zetten. Neem gerust eens contact met onze ict-consultants hierover op.

Heb je vragen over dit artikel? Neem gerust contact met mij op: Martijn Kriek (055-355 99 79). En dat is in ieder geval niet eng.