Van de werkvloer
Wij komen als consultants van Full Finance bij veel kantoren over de vloer. Een van de onderwerpen waar wij (de accountants van Full Finance) ons op richten is de Wwft. Ter ondersteuning bieden wij onze klanten een wwft-audit aan. Zo’n audit is trouwens verplicht voor kantoren die aan de criteria voldoen.
In dit artikel ga ik in op de Wwft-audit en geef een aantal aandachtspunten mee uit de door ons uitgevoerde Wwft-audits.
Wat houdt de Wwft-audit in?
In oktober vorig jaar heb ik een artikel gepubliceerd met als titel Wwft-audit – Full Finance Consultants. Daarin heb ik uitgelegd wat een Wwft-audit inhoudt.
In grote lijnen gaat het om het volgende:
Met de Wwft-audit gaan wij na of jouw kantoor de Wwft voldoende heeft ingebed in procedures en richtlijnen. Daarnaast wordt nagegaan of is geborgd dat de Wwft wordt nageleefd en of dat voldoende blijkt uit vastleggingen. Onderdeel hiervan is het uitvoeren van dossieronderzoeken. Zo beoordelen wij de effectiviteit van de processen en daarnaast de werking van compliance ten aanzien van de Wwft. De Wwft-audit resulteert in een rapportage. Deze rapportage geeft inzicht in hoeverre het kantoor voldoet aan de Wwft en welke verbeterpunten en adviespunten wij constateren.
Wwf-audit verplicht?
Voor sommige kantoren is de Wwft-audit een verplichting. Dat is voor kantoren met meer dan 50 medewerkers of als meer dan 75% van de cliënten een verhoogd risicoprofiel heeft.
Aandachtspunten
Uit de uitgevoerde Wwft-audits zijn een aantal aandachtspunten naar voren gekomen die ik hier wil delen:
- Er wordt verwacht dat er een compliance functie is voor de Wwft. Uiteraard kan dat onderdeel zijn van de ‘algemene compliance functie’.
- Zorgdragen voor een goede vastlegging van de uitgevoerde Wwft compliance-werkzaamheden en de uitkomsten daarvan. Door het gebruiken van een werkprogramma of checklist worden de werkzaamheden gestructureerd uitgevoerd en vastgelegd.
- Het opstellen van een verslag van de uitkomsten van de Wwft compliance-werkzaamheden en deze te delen met alle medewerkers ter lering. Het verslag moet aansluiten op de hierboven genoemde werkzaamheden van compliance. Mede hiermee kan invulling worden gegeven aan de in punt 8 hieronder genoemde opleidingsverplichting.
- Het uitvoeren en vastleggen van voldoende checks op dossiers om vast te stellen of het cliëntenonderzoek voldoende wordt uitgevoerd.
- Tijdigheid van meldingen van ongebruikelijke transacties. Ongebruikelijke transacties moeten ‘onverwijld’ gemeld te worden bij de FIU. En ‘onverwijld’ wil zeggen binnen 14 dagen na constatering.
- Screening van nieuwe medewerkers is verplicht. Bovendien wordt verwacht dat voor beleidsbepalers een VOG (verklaring omtrent het gedrag) wordt opgevraagd (artikel 35 en 35a Wwft). Daarbij is het van belang dat er een goede vastlegging is van de screening zodat aantoonbaar is dat het inderdaad heeft plaatsgevonden.
- Zorgdragen voor actuele en consistente handboeken, beschrijvingen van procedures en werkwijzen.
- De Wwft kent een opleidingsverplichting. De zogenaamde periodieke permanente educatie betekent dat de medewerkers periodiek worden opgeleid op het gebied van de Wwft. De periodiciteit is niet wettelijk bepaald. Het Bureau Financieel Toezicht (BFT) heeft in een schrijven naar een administratiekantoor aangegeven dat dat eens in de drie jaar is. Dat zou als richtlijn gebruikt kunnen worden. Mijn advies is om naast het inbouwen van een zekere periodiciteit het opleidingstraject op maat te maken afhankelijk van het onboardingstraject van nieuwe medewerkers, wijzigingen in de regelgeving en als onderwerp van VTO’s bij uitspraken of publicaties over bijzonderheden.
- De Wwft kent een verplichting tot continuous monitoring van klanten. Dat betekent dat het niet voldoende is een clientonderzoek alleen bij clientacceptatie uit te voeren maar ook gedurende de opdracht en elk jaar bij continuering van de opdracht scherp te zijn op zaken die de oorspronkelijke risico-inschatting kunnen beïnvloeden en de impact vast te leggen. Denk bijvoorbeeld aan gedurende de opdracht constateren van zaken die leiden tot een verhoogd risico of bij een wisseling in het bestuur.
- Een niet onbekend punt maar toch noemenswaardig. Er wordt verwacht van de accountant dat er een check plaatsvindt op het UBO-register. Een uittreksel uit het register kan door de cliënten worden opgevraagd.
- Het hanteren van een klokkenluidersregeling.
Vragen?
Belangstelling voor een Wwft-audit, een Wwft-opfriscursus of heb je andere Wwft gerelateerde vragen? Neem gerust contact op met mij of één van mijn collega’s.
Drs. Yahya Latif RA (y.latif@fullfinance.nl of 055-355 99 79).
Publicatiedatum: 1 juli 2025