Menig accountantskantoor zal zich binnenkort moeten afvragen hoe het verder moet met het (huidige) Document Management Systeem (=DMS). Waarom? Omdat kantoren een transitie zullen moeten maken van Windows-applicaties naar webbased (online) toepassingen. Of omdat de leverancier van de huidige Windows-toepassing de einddatum heeft vastgesteld van het Windows-product. Hyarchis is een voorbeeld van zo’n leverancier. Gelukkig heeft Hyarchis vroegtijdig de gebruikers van Unit4 Document Manager (ik gebruik maar even de ‘oude’ naam van dit product) geïnformeerd dat het product eindigt op 31 december 2024. Als alternatief heeft Hyarchis een gelijkwaardige webbased oplossing, die ik nu maar even Hyarchis online noem. Ook bieden ze klanten een conversie aan van Unit4 Document Manager naar de nieuwe online-variant, dus geen vuiltje aan de lucht.
De vraag is alleen of je als kantoor Unit4 Document Manager wel wilt inwisselen voor Hyarchis online. Sowieso is het verstandig om niet zomaar het Windows-product van een leverancier om te wisselen voor de webbased variant van diezelfde leverancier. Juist zo’n wisseling is het moment om eens om je heen te kijken naar andere (webbased) producten.
Een complicerende factor daarbij is dat kantoren Unit4 Document Manager vaak toepassen in combinatie met Unit4 FDS (het gaat hier om de Auditor). Documenten die je in de Auditor opslaat, zakken als het ware aan de achterkant automatisch door naar Unit4 Document Manager. Het samenstel- en controledossier wordt dan gevormd door de combinatie van de Auditor en Document Manager. Wel of niet doorgaan met Unit4 Document Manager kan dan niet los gezien worden van wel of niet doorgaan met de Auditor.
De Auditor kun je ook zelfstandig als samenstel- en controledossier toepassen, maar dan moet wel op het juiste moment de integratie tussen de Auditor en Document Manager losgekoppeld worden (wisseling kalenderjaar en/of controleseizoen?). Bedenk ook dat de opvolger van Unit4 FDS, Exact Online Jaarrekening, de Unit4 Document Manager of de Hyarchis online-opvolger niet nodig heeft om te komen tot een zelfstandig samenstel- of controledossier.
Wil je eens doorpraten over deze uitdagingen? Neem dan contact op met Arjan Gelderblom of Daniël Aardoom (055-355 99 79).