Auditfile?

Iedere ondernemer krijgt op enig moment te maken met een controle door de Belastingdienst. Het kan een tijdrovende bezigheid zijn om de gegevens te verzamelen die de Belastingdienst voor de controle nodig heeft. Daarvoor heeft de Belastingdienst auditfiles ontwikkeld, zodat een gestandaardiseerde export uit de financiële administratiesoftware kan worden gemaakt. Zo zijn de meeste gegevens die voor de (belasting)controle noodzakelijk zijn snel beschikbaar. Voorafgaand aan het controlebezoek kan dan een Auditfile Financieel worden aangeleverd, waarbij gekozen kan worden uit verschillende formaten. De voorkeur van de belastingdienst gaat uit naar XML, met als extensie XAF. De meest recente versie daarvan is XAF 3.2. Voor de volledigheid: een Auditfile Salaris kan bij de belastingdienst alleen in XAS formaat worden aangeleverd.

XAF Auditfiles

In dit artikel willen we het hebben over de XAF auditfiles. Niet alleen de belastingdienst maakt daar namelijk van gebruik. Wij gebruiken deze XAF auditfiles ook als wij (financiële) data-analyses uitvoeren voor kantoren. De laatste versie van de auditfilestandaard XAF (de eerder genoemde 3.2) stamt alweer uit 2014 en na 10 jaar is het hoog tijd voor een update. Eind oktober 2024 is een nieuwe consultatieversie (lhttps://odb.belastingdienst.nl/auditfiles/consultatieversie-auditfile-financieel-xaf-v-4-0/ ) aangekondigd van de XAF auditfile. Normaal worden er datavelden toegevoegd bij een update, maar bij deze nieuwe conceptversie wordt het anders aangepakt. Het aantal velden daalt namelijk van 250 velden in de versie 3.2 naar slechts 88 velden in de versie 4.0. Hoe kan dat?

Minder datavelden in de conceptversie

Er is gekeken naar een grote hoeveelheid auditfiles en op basis daarvan is geconcludeerd dat een groot deel van de velden in de praktijk helemaal niet ingevuld werden. Ontwikkelaars van financiële administratiesoftware sloegen optionele velden over. Optionele velden zijn bijvoorbeeld: dagboektype (bank, kas, verkoop etc.), factuurnummer, relatienummer of project. In de praktijk zien wij inderdaad dat deze informatie overgeslagen worden en dit betekent (vaak) dat er minder waarde uit een analyse te halen is. Als er geen relatiecodes worden gebruikt, is het lastig om je top 10 leveranciers of klanten te tonen. Optionele velden zoals postadres en faxnummer kunnen natuurlijk wat ons betreft wel weg.

Wat vinden wij?

Aanvankelijk waren wij best kritisch op het verminderen van de datavelden. Immers hoe meer data je hebt, hoe gedetailleerder je kunt analyseren. Maar een nadeel van meer velden is dat het ook een complexere ‘invuloefening’ wordt voor de softwareontwikkelaars. In het verleden hebben wij al vaker fouten in auditfile-exports gemeld bij leveranciers. Soms een hele klus, want de softwareleverancier is lastig te overtuigen om hun auditfiles aan te passen. Zeker als er geen klachten zijn van andere gebruikers. Het ‘werkt’ immers toch? Een bekende ERP leverancier kiest er bijvoorbeeld voor om het boekstuknummer in het veld dagboek in te vullen. Het lijkt iets kleins, maar dit betekent dat er geen handvol dagboeken zijn, maar duizenden die ook nog eens geen dagboektype hebben meegekregen. Het aanvinken van het verkoopdagboek is dan ook lastig.

Een belangrijke verbetering is dat optionele velden niet meer vrij ter interpretatie van de softwareleverancier zijn in te vullen. Als het veld beschikbaar is in de software dan dient het veld ingevuld te worden. Dit kan juist betekenen dat de vulling van auditfiles juist verbeterd. RGS (ReferentieGrootboekSchema) is ook beter en duidelijker vastgelegd in de nieuwe standaard. Hopelijk verbetert dit ook het gebruik van RGS in auditfiles.

Dus?

Samenvattend zijn er toch best wat positieve punten te noemen over de conceptversie. Wij hopen dat de auditfile 4.0 snel kan worden gevolgd door leveranciers. Al zou het mooi zijn als een paar velden weer hersteld kunnen worden (bijvoorbeeld transactiebedragen in de originele valuta en met de behorende valutacode).

Ben je benieuwd naar de data-analyse en wil je weten wat de mogelijkheden zijn? Neem contact op met Thijs de Nijs MSc of Martijn Kriek AA RA. Je kunt ons mailen (data@fullfinance.nl) of bellen (055-355 99 79).

Publicatiedatum 22 november 2024