In de gesprekken die wij hebben met kantoren komt regelmatig de vorm van de jaarrekening rapportage voorbij. Een van de aanleidingen hiervoor is de ontwikkeling van SBR. SBR is inmiddels breed in gebruik: de kleine bv moet al enige jaren in SBR-formaat worden gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel. En met de komst van de SBR Nexus-inrichtingsjaarrekening merken wij dat het aantal kantoren dat SBR-rapportages naar de banken verstuurt ook steeds verder toeneemt. Kortom: we rapporteren steeds meer in SBR.

Om de processen goed en efficiënt te laten verlopen zijn softwareleveranciers voortdurend op zoek naar de mogelijkheden om de traditionele jaarrekening (die we op papier en/of in pdf-vorm uitbrengen) zoveel en zo eenvoudig mogelijk te laten aansluiten op de rapportages die in SBR-formaat worden uitgebracht. En dat vraagt soms aanpassingen in het rapportageproces en soms leidt dit ook tot aanpassingen in de rapportagevorm. En dat geeft dan soms weer aanleiding om een goed gesprek te voeren over het belang van die rapportages: hoe belangrijk is de jaarrekeningrapportage nu nog eigenlijk?

Voor de bv zijn we wat mij betreft snel klaar met deze vraag: zolang het wettelijk verplicht is om een inrichtingsjaarrekening op te stellen, is de jaarrekening belangrijk. Onze klanten moeten aan hun wettelijke plichten kunnen voldoen en de jaarrekening is daar een van. Maar over de vorm van die jaarrekening valt genoeg te zeggen. Op verreweg de meeste kantoren worden de jaarrekeningen samengesteld in een format dat vergelijkbaar is met de jaarrekening van 5 jaar geleden. En daar is natuurlijk helemaal niets mis mee. Maar laten we ons wel realiseren dat wij gewend zijn geraakt aan een vorm die veel verder gaat dat wat de wet van ons (of beter: van onze klanten) vraagt. Voor de kleine bv zijn dusdanig veel vrijstellingen opgenomen in art. 2:396 BW dat, als we echt een rapport uitbrengen volgens de minimale eisen, er niet zoveel overblijft van het rapport zoals we dat nu gewend zijn. Toegegeven: als ik zelf naar een minimumeisenrapport kijk, moet ik daar ook nog wel aan wennen. We zijn met elkaar gewend (en verwend?) geraakt aan een rapport dat veel verder gaat dan het minimum: verloopoverzichten, specificaties en veel additionele tekstmatige toelichtingen die niet wettelijk vereist worden. Ook onze beroepsorganisatie heeft tot nu de voorbeeldrapporten die zij uitgeeft op deze manier vormgegeven.

Maar tegelijkertijd stellen wij bij kantoren regelmatig vast dat de rapportages zoals die nu gemaakt worden, niet helemaal aan de wettelijke eisen voldoen. Enkele voorbeelden: het opnemen van een kasstroomoverzicht bij een kleine bv (niet verplicht) waarbij vergeten is om een financial lease te corrigeren (wel mutatie, geen kasstroom). Of het foutief vermelden bij grondslagen in een jaarrekening van een micro-bv die vrijwillig als klein wordt uitgebracht. En herkennen wij het gevoel dat we zo gefocust zijn op het kunnen verklaren van fluctuaties in de (vrijwillig) opgenomen specificaties van posten, dat we (bijna?) vergeten om vast te stellen dat alle wettelijk verplichte toelichtingen zijn opgenomen?

Dit is zeker geen oproep om radicaal koers te wijzigen en te gaan voor het wettelijk minimum. Maar wel een oproep: laten wij dát wat we doen, vooral ook góed doen. Als we kiezen voor de uitgebreide rapportagevorm, dan ook zorgen dat het voldoet aan de wettelijke bepalingen. Dus tenminste vaststellen dat wat erin moet ook conform de richtlijnen is, en van al hetgeen bovenwettelijk gerapporteerd wordt, dit ook conform de wettelijke (vorm)vereisten is.

En daarnaast toch ook een oproep om eens na te denken over de toekomst van de rapportage: hoelang wil ik dit nog doen op deze manier? En kan ik nu al stapjes zetten met bepaalde klantengroepen en bepaalde medewerkers? En ga ik dan minder rapporteren of anders rapporteren?

Wij denken graag mee over passende antwoorden op deze vragen.

Publicatiedatum: 27 november 2019