Inleiding

Op 25 juli 2018 is de aangepaste Wwft als nieuwe wetgeving geïntroduceerd. Wij hebben in de praktijk gemerkt dat er veel onduidelijkheid is over het verschil tussen identificeren en verifiëren, alsmede de vastlegging daarvan. In dit artikel gaan we hier nader op in.

Hierbij zal, waar nodig, worden geciteerd uit de Richtsnoeren voor de interpretatie van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft 2018) voor belastingadviseurs en accountants 12 december 2018. Deze richtsnoer is te vinden op de website van de NBA en bevindt zich ten tijde van deze consultatie nog in de concept/consultatiefase.

Begrippen

Belangrijk voor het begrip hiertoe is dat de Wwft diverse begrippen kent, die in dit kader uit elkaar moeten worden gehouden, te weten:

  • Cliënt : natuurlijke persoon of rechtspersoon met wie een zakelijke relatie wordt aangegaan of die een transactie laat uitvoeren;
  • UBO: natuurlijke persoon die de uiteindelijke eigenaar is van of zeggenschap heeft over een cliënt, dan wel de natuurlijke persoon voor wiens rekening een transactie of activiteit wordt verricht;
  • Identificeren: opgave van de identiteit laten doen;
  • Verifiëren: vaststellen dat de opgegeven identiteit overeenkomt met de werkelijke identiteit;

In het onderstaande gaan we nader op deze begrippen in en geven onderbouwd aan wat van u wordt verwacht in het kader van de Wwft.

  1. Cliënt

Een instelling dient op grond van artikel 3 lid 2, letter a een nieuwe cliënt te identificeren en te verifiëren.

In artikel 33 van de Wwft staat expliciet welke gegevens de instelling in de administratie ten aanzien van cliëntenonderzoek moet opnemen. Hierdoor geeft de wetgever ook een nadere invulling van de verificatie. Hierbij zijn diverse ‘soorten’ klanten te onderscheiden te weten:

A. Klant is een natuurlijk persoon (art 33 lid 2 letter a.1)

  • Identificatie: Vastlegging dient plaats te vinden van de geslachtsnaam, de voornamen, de geboortedatum, het adres en de woonplaats, dan wel de plaats van vestiging van de cliënt alsmede van degene die namens die natuurlijke persoon optreedt,

of

een afschrift van het document dat een persoonsidentificerend nummer bevat en aan de hand waarvan de verificatie van de identiteit heeft plaatsgevonden.

  • Verificatie: De aard, het nummer en de datum en plaats van uitgifte van het document met behulp waarvan de identiteit is geverifieerd.

Hierbij is het goed om te weten dat het voor de Wwft niet nodig is dat hierop ook het BSN zichtbaar is op het kopie-ID. Ook met een afgeschermde kopie (BSN en pasfoto niet zichtbaar) van een ID-bewijs kan namelijk worden aangetoond dat aan de wettelijke plicht wordt voldaan.

B. Klant is een vennootschap of andere juridische entiteit (artikel 33 lid 2 letter c.1/2)

  • Identificatie: De rechtsvorm, de statutaire naam, de handelsnaam, het adres met huisnummer, de postcode, de plaats van vestiging en het land van statutaire zetel;
  • Verificatie: Indien de vennootschap of andere juridische entiteit bij de Kamer van Koophandel is geregistreerd: het registratienummer bij de Kamer van Koophandel en de wijze waarop de identiteit is geverifieerd;
  1. UBO

De instelling dient op grond van artikel 3, lid 2, onderdeel b Wwft een UBO te identificeren en “redelijke maatregelen” te nemen, die zijn afgestemd op het door de instelling ingeschatte risico op witwassen en financieren van terrorisme, om de identiteit van de UBO te verifiëren.

In voormelde Richtsnoeren wordt hier nader op ingegaan. Relevante delen hieruit zullen in het onderstaande worden geciteerd.

 (citaat) Door het gebruik van de term “redelijke maatregelen” wordt duidelijk gemaakt dat een instelling zich in het kader van het cliëntenonderzoek te allen tijde moet inspannen om de identiteit van een UBO te verifiëren.

De meest vergaande verificatie is het vaststellen aan de hand van akten, contracten, inschrijvingen in openbare registers of andere objectieve betrouwbare bronnen dat genoemde persoon daadwerkelijk een UBO is. Een minder vergaande verificatie houdt bijvoorbeeld in dat wel inzicht wordt verkregen in de eigendom- en zeggenschapsstructuur, doch dat dit inzicht niet op alle onderdelen wordt ondersteund door onderliggende documenten.

Het is aan de belastingadviseur of accountant om te bepalen of dit inzicht voldoende vertrouwen geeft tegen de achtergrond van het risicoprofiel van de structuur. Verificatie van de UBO houdt niet noodzakelijkerwijs in een verificatie aan de hand van een identiteitsbewijs. Indien de instelling geen persoonlijk contact met de UBO heeft, verschaft een dergelijke verificatie immers strikt genomen geen toegevoegde waarde. Het ligt bijvoorbeeld dan meer voor de hand vast te stellen dat de gerechtigdheid tot het aandelenkapitaal daadwerkelijk op naam van de geïdentificeerde UBO staat dan wel dat de UBO de feitelijke zeggenschap heeft (einde citaat).

In artikel 33 lid 2 letter b Wwft staat expliciet welke gegevens de instelling in de administratie ten aanzien van de UBO moet opnemen.

  • Identificatie: de identiteit, waaronder ten minste de geslachtsnaam en voornamen van de uiteindelijk belanghebbende; en
  • Verificatie: de gegevens en documenten die zijn vergaard op basis van de redelijke maatregelen die zijn genomen om de identiteit van de uiteindelijk belanghebbende te verifiëren;
  1. Bestuur/vertegenwoordiging

Indien de cliënt wordt vertegenwoordigd door een natuurlijk persoon, verlangt de Wwft op grond van artikel 3, lid 2, onderdeel e met ingang van 2013 dat deze vertegenwoordiger wordt geïdentificeerd en diens identiteit wordt geverifieerd. Tevens dient vastgesteld te worden of de betreffende persoon vertegenwoordigingsbevoegd is. Uitganspunt is dat de instelling ten minste één vertegenwoordiger per opdracht identificeert en diens identiteit verifieert.

Ook hier zijn in de voormelde richtsnoer enkele relevante citaten opgenomen, die hier worden opgenomen.

(citaat) Dit betekent allereerst dat dient te worden vastgesteld of de betreffende persoon vertegenwoordigingsbevoegd is bijv. aan de hand van het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. De wet kent evenwel geen voorschrift omtrent de vastlegging door de instelling van de gegevens of documentatie waaruit vertegenwoordigingsbevoegdheid blijkt. Indien de vertegen-woordiger telefonisch bereikbaar is onder het telefoonnummer van de cliënt, een e-mailadres heeft van de cliënt, een visitekaartje heeft met de bedrijfsnaam en/of het logo van de cliënt e.d. mag vertegenwoordigingsbevoegdheid worden aangenomen. Het gaat hier wel om een combinatie van omstandigheden, alleen een visitekaartje lijkt onvoldoende voor een afdoende verificatie (einde citaat).

Van de vertegenwoordiger van een cliënt/natuurlijk persoon moeten de geslachtsnaam, voornamen, geboortedatum en adres en adresgegevens worden achterhaald en geverifieerd aan de hand van een document met een persoonsidentificerend nummer.

Van de vertegenwoordiger van een vennootschap of andere juridische entiteit dienen de voornamen, achternaam en geboortedatum te worden achterhaald en vastgelegd.

13 maart 2019