Begin dit jaar heeft het bestuur van de NBA nieuwe regelgeving inzake het kwaliteitsmanagementsysteem van kantoren vastgesteld. Deze is op 20 februari in de Staatscourant gepubliceerd.
- NVKM: Nadere voorschriften kwaliteitsmanagement
- SKM1: Standaard voor kwaliteitsmanagement 1
- SKM3N : Standaard voor kwaliteitsmanagement 3N
Invoering
Deze nieuwe standaarden worden gefaseerd ingevoerd. Kantoren met een OOB-vergunning moeten de standaard al op 1 januari 2025 (dus met terugwerkende kracht) invoeren, reguliere WTA-vergunninghouders moeten deze standaarden op 1 januari 2026 ingevoerd hebben. Niet-WTA-kantoren hebben een jaar langer voor de invoering en moeten deze standaarden op 1 januari 2027 geïmplementeerd hebben.
Voor wie van toepassing
De NVKM zijn van toepassing op alle kantoren en accountants, voor zover assurance-opdrachten of aan assurance verwante opdrachten worden uitgevoerd. Niet iedere accountant binnen een kantoor is (eind)verantwoordelijk voor kwaliteitsmanagement, maar iedere accountant wordt wel geacht te acteren als deze weet dat NVKM niet adequaat wordt nageleefd of dat vanuit het kantoor of het netwerk controle-, beoordelings- of samenstellingsopdrachten worden uitgevoerd zonder toepassing van de NVKM.
Ook betekent dit dat de kleine(re) kantoren die nu onder het verlichte regime van de NVKS vallen deze standaarden moeten implementeren.
In SKM1 is wel aandacht voor schaalbaarheid van de regels. Dat houdt in dat voor kleine(re) accountantskantoren minder gedetailleerde regelingen en vastleggingen behoeven te zijn, dan voor grote kantoren. Nieuw is daarbij dat waar onder de NVKS de invulling van de vereisten kon gebeuren rekening houdend met de aard en omvang van de organisatie volgens paragraaf 10 van SKM1 geldt dat het kantoor rekening moet houden met zowel de aard en omstandigheden van het kantoor als met de aard en omstandigheden van de opdrachten die het kantoor uitvoert.
Kwaliteitsmanagementsysteem
Met name SKM1 heeft veel impact op het kwaliteitsmanagementsysteem.
Vanuit de gedachte dat een kwaliteitssysteem niet lineair functioneert, maar een continu en iteratief proces is zijn er 8 componenten geformuleerd.
a het risico-inschattingsproces van het kantoor;
b governance en leiding;
c relevante ethische voorschriften;
d aanvaarding en continuering van cliëntrelaties en specifieke opdrachten;
e opdrachtuitvoering;
f middelen;
g informatie en communicatie; en
h het monitoring- en herstelproces.
De eerste component is gericht op de opzet, welke kwaliteitsdoelstelling heb je, welk risico’s zie je als kantoor en welke maatregelen neem je om de risico’s te mitigeren. De laatste component is monitoring en herstelprocessen.
Omdat de nieuwe Standaarden de nadruk leggen op de managementcyclus van kwaliteit volgt hieruit een PDCA (Plan-Do-Check-Act) cyclus:
- Stel kwaliteitsdoelen vast voor component b tot en met g
- Identificeer de kwaliteitsrisico’s voor het kantoor en beoordeel de kans en impact hiervan
- Neem maatregelen om de risico’s te mitigeren
- Voer een monitoring proces in om tekortkomingen te signaleren en passende maatregelen te nemen
De NBA heeft toegezegd om dit voorjaar met tooling te komen om de praktijk bij de invoering verder te ondersteunen
Ons advies
Ons advies is om nu te starten met het doornemen van SKM1 Inclusief de toelichtingen en een begin te maken met het inventariseren van de kwaliteitsdoelen voor de verschillende componenten. Zodat je aan de hand van aangepaste kwaliteitshandboeken van bijvoorbeeld SRA en NOVAK en de tooling van de NBA tijdig invulling kan geven aan SKM1.
Neem gerust contact met mij op: Sico Jurrius RA; (s.jurrius@fullfinance.nl) of één van mijn collega-accountants van Full Finance via 055 – 355 99 79.
Publicatiedatum: 22 april 2025