Dat de ontwikkelingen in softwarelandschap razendsnel gaan is geen nieuws. Maar wat is relevant en wat loont de moeite om je in te verdiepen? Die vraag wordt mij regelmatig gesteld en daarom deel ik hierbij mijn belangrijkste softwareontdekkingen van de afgelopen maanden. Dit keer drie apps die je (werk)leven een stuk makkelijker maken.

Todoist

Een takenlijst-app die zowel in browser, desktop-app en telefoon te gebruiken is. In de gratis versie kun je al prima werken met projecten, subtaken, terugkerende taken en prioriteiten. Wil je eigen labels toevoegen, dan kost een premiumvariant € 3 per maand.

De kracht van deze app is de eenvoudige look and feel. Het geeft een helder overzicht in de taken per dag, maar ook snel inzicht per project of voor de komende week. Een app alleen lost natuurlijk niks op als je jouw werkwijze niet aanpast. Ik heb me aangewend dat ik álle taken in de app registreer. Tijdens een bespreking is dat snel gedaan: ze komen in m’n Inbox terecht waarna ik ze 2x per week aan het juiste project koppel en inplan. De integratie met Power Automate (zie hierna) zorgt dat ook taken uit Planner en mails op één punt samenkomen.

Microsoft Power Automate

Met Power Automate laat je cloud-apps met elkaar praten waardoor handmatige acties geautomatiseerd worden. Je stelt eenmalig in welke actie leidt tot welke ‘stroom’ aan vervolgacties, eenvoudiger kan niet. Zo kun je bijvoorbeeld alle bijlagen uit e-mail automatisch laten opslaan in OneDrive of SharePoint. Of je kunt op basis van je mobiele telefoon je werkuren en kilometers registreren in Excel. Of wat dacht je van een melding als een KPI in een PowerBI-dashboard een kritieke waarde bereikt?

Ik gebruik Power Automate om taken uit Planner die aan mij worden toegewezen in Todoist te zetten, net als mailberichten die ik ‘vlag’. De mogelijkheden met Power Automate zijn eindeloos. Er zijn veel sjablonen beschikbaar voor ruim 100 apps, maar zonder programmeerkennis kun je ook zelf eenvoudig een stroom bouwen.

Microsoft Teams

Zeker geen nieuwtje, maar wel een die we binnen Full•Finance erg succesvol inzetten en daarom noemenswaardig is. Het voorkomt onnodig heen-en-weer gemail en we houden elkaar eenvoudig op de hoogte van nieuws en tips.

Collega Esra schreef er al eens een uitgebreid blog over. Lees die hier als je nog een ‘groentje’ bent op Teams-gebied.

Tip: kijk ook zeker eens naar de gekoppelde Planner. Een eenvoudige manier om taken onderling te verdelen en overzicht te houden op voortgang van projecten.

Efficiënt werken

Het gebruik van software zal nooit garant staan voor efficiënter werken. Zoals bij Todoist al aangegeven, valt of staat het succes van gebruikte software met een (kleine) aanpassing van werkwijzes. Maar eerlijk is eerlijk: het is wel het gebruiksgemak van deze apps die ertoe leidt dat ik meer overzicht heb én soms zelfs m’n mailbox vergeet te openen, omdat dat niet langer m’n to-do-lijst is.

Security

Let op: het klinkt mooi ‘gratis’ apps. Maar wees je bewust van eventuele privacy en securityrisico’s. Stop niet klakkeloos klantdata in software en zorg altijd voor een goed wachtwoord, het liefst met twee-factor-authenticatie.

Meer weten?

In mijn volgende blog zal ik softwaretips delen specifiek voor de accountancymarkt. Lees je dan ook weer mee?

En heb je in de tussentijd vragen? Bel me gerust of plan een kop koffie in.

Marijke Stokvis

Publicatiedatum: 11 maart 2020