Tegeltjeswijsheid: “Voor ieder probleem is een oplossing.” En positief ingestelde mensen denken ook graag zo. Of de uitspraak waar is, dat mag je zelf bepalen. In dit artikel ga ik eens wat nader in op een mogelijke oplossing: goede software.

Als it-consultants spreken wij regelmatig met onze relaties over te maken (of gemaakte) keuzes voor dossieroplossingen. Wij hebben het dan vaak over het DMS (Document Management Systeem) daar waar het gaat over de kantoorbrede dossiers en over accountancyspecifieke dossiers in de samenstel- en controlesoftware. De voorwaarden voor deze dossiers zijn naast het efficiënt werken vaak ook ingestoken vanuit de noodzaak te voldoen aan regelgeving. Denk hierbij aan het hebben van goede werkprogramma’s voor samenstelopdrachten, het voldoen aan (de nieuwe) Wwft-bepalingen of alles wat te maken heeft met de AVG. De keuzes hierin zijn niet altijd eenvoudig te maken.

En soms is er ‘een probleem’ dat opgelost moet worden: de kwaliteit van het werk moet beter of het werk wordt niet efficiënt genoeg uitgevoerd. Uiteraard wordt er dan gezocht naar een oplossing voor dat probleem. En die zoektocht resulteert regelmatig ook in het heroverwegen van het applicatielandschap. Kortom: nieuwe software als oplossing voor het probleem.

Maar wordt het probleem met nieuwe software ook daadwerkelijk opgelost? De praktijk wijst uit dat het vaak genuanceerder ligt: software kan (een deel van) het probleem vormen, maar wat te denken van de implementatie van die software? Om nog maar te zwijgen over de gebruikers van de software. In de praktijk komt het zeker voor dat de implementaties achteraf gezien beter hadden gekund of gemoeten: voortschrijdend inzicht of een minder goede voorbereiding kan de oorzaak hiervan zijn. En gebruikers kunnen weerbarstig zijn: aangeleerde werkwijzen zijn niet zomaar afgeleerd. Bovendien is het zo dat bij de introductie van nieuwe software er vaak voldoende aandacht is voor de training van medewerkers. Maar hoe zit het met nieuwe medewerkers die op een later moment instromen? Of hoe zit het met nieuwe functionaliteiten die de software biedt? Ook uw softwarepartners ontwikkelen door (als het goed is); maakt u weloverwogen keuzes hoe u hiermee omgaat? Haalt u het maximale uit uw oplossingen?

In de praktijk gebeurt het daarom ook wel dat wij betrokken zijn bij een pakketselectie van software waarbij de uitkomst is dat de al aanwezige software opnieuw geïmplementeerd gaat worden. Gewoonweg omdat die oplossing het beste past in de strategie en het applicatielandschap van het kantoor. En dan is er wel een probleem (denk aan het tegeltje), maar is de oplossing al lang aanwezig. Alleen wordt de software niet goed ingezet of niet goed gebruikt en dat is nou net de oorzaak van het probleem.

Daarom de titel boven dit artikel: goede software is nog geen garantie voor een goed dossier. Suboptimale implementatie en gebruik, gebrek aan kennis bij gebruikers, onbekendheid met nieuwe functionaliteiten: het kunnen allemaal oorzaken zijn die ertoe leiden dat het dossier uiteindelijk onvoldoende is. Zelfs met goede software. Daarom spreken wij graag met u over de mogelijkheden en keuzes. Misschien hebt u al gekozen, maar leidt die keuze nog niet tot het gewenste resultaat. Wij maken graag samen met u inzichtelijk wat een echte oplossing is voor het probleem.

Bent u ook op zoek naar zo’n oplossing? Neem dan gerust contact met ons op.

Martijn Kriek