In deze bijdrage wil ik een inkijkje geven in 1 van de diensten die wij voor klanten verzorgen: het ondersteunen bij de keuze van software.
Aan de hand van welke criteria selecteer je een softwarepakket? Of: welke aandachtspunten spelen een rol bij het samenstellen van een shortlist nadat er een longlist ligt van applicatiesoftware(leveranciers)? Vragen die mij regelmatig gesteld worden door accountantskantoren. Hieronder zet ik een aantal aandachtspunten op een rij (in willekeurige volgorde) die relevant zijn bij het maken van een keuze voor applicatiesoftware.

Branchespecifiek – algemeen/generiek

Bij dit aandachtpunt gaat het om de vraag of je moet kiezen voor een branchespecifieke applicatie (bijvoorbeeld Qwoater) of een meer algemene, generieke toepassing (zoals MS SharePoint). Of zelfs een combinatie van beide (bijv. PSA 365 van GAC).

Doelgroep – grootte kantoor

Applicaties zijn wellicht uitermate geschikt voor vooral kleine kantoren, maar niet voor kantoor met enige omvang, meerdere vestigingen e.d.

Positionering software

Hoe positioneert de softwareleverancier zijn toepassing? Als de leverancier de toepassing positioneert als ERP-software (bijv. AFAS) dan is daar al veel mee gezegd. Die positionering kan zowel positieve als minder positieve gevolgen hebben.

Functionaliteit

Een kantoor neemt dit aandachtspunt meestal wel mee bij het maken van een keuze. In software kan belangrijke functionaliteit ontbreken of juist een surplus aan functionaliteit bevatten. Heb je in kaart gebracht welke functionaliteit gewenst is en welke functionaliteit zelfs onmisbaar is?

Technische vereisten

Bij dit aandachtpunten spelen allerlei zaken een meer of minder belangrijke rol. Is de toepassing webbased, hoe is de beveiliging in de software geregeld, waar (locatie) staat de software, etc.

Integratie – koppelingen

Een toepassing is een puzzelstukje uit een complete puzzel (applicatielandschap). Integratie of koppelingen met andere onderdelen uit dit landschap is gewenst. En let op: niet elke koppeling is vergelijkbaar! Een koppeling waarbij 5 velden worden doorgezet naar een andere applicatie is niet vergelijkbaar met een gelijksoortige koppeling waarbij er 25 velden gekoppeld zijn.

Strategie – roadmap

Welke productontwikkelstrategie heeft de softwareleverancier voor ogen voor de lange termijn en wat staat er op de rol (roadmap) voor de meer kortere termijn?

Bestaande klanten

Oftewel: welke kantoren gebruiken de software? De lijst met referentiekantoren die een leverancier kan overleggen, geeft ook een indicatie of de toepassing een goede keuze is voor je kantoor of niet.

Beschikbaarheid data

In hoeverre worden de data uit een toepassing beschikbaar gesteld door de leverancier (bijvoorbeeld Qics – QicsMilestones)? In toenemende mate krijgen kantoren belangstelling voor het ontginnen van data, maar dan moet dat wel mogelijk zijn.

Organisatie

Software wordt aan de man gebracht door een softwareleverancier. Die leverancier doet meestal de implementatie zelf en zorgt voor ondersteuning bij het gebruik van software. Probeer zicht te krijgen op de organisatie, het bedrijf van de softwareleverancier, de mate waarin ondersteuning vorm gegeven is, zijn implementatieaanpak, etc.

Ten slotte

Wil je eens doorpraten over het selecteren van software, neem dan contact op met Arjan Gelderblom of Daniël Aardoom (055-355 99 79).