Hoe houd ik mijn ict-kosten in de hand?

Al bijna 20 jaar organiseert Full Finance een zgn. ict-kantorenoverleg. Een overleg waaraan vooral ict-managers en ict-verantwoordelijken deelnemen, hun ervaringen met elkaar delen, elkaar bevragen e.d. Een jaarlijks terugkerend onderwerp is daarbij de benchmark van de ict-kosten. In dit artikel besteden wij aandacht aan het onderwerp ict-kosten.

Eerst kijken wij terug in de tijd: ict-kosten bleken in een traditionele ict-omgeving behoorlijk voorspelbaar te zijn. In zo’n omgeving had (of heeft) het kantoor de servers in eigen beheer of huurde (huurt) het servers bij een hostingprovider. Op de werkplekken werd op grote schaal gebruikgemaakt van zgn. thin clients. En het applicatielandschap bestond voornamelijk uit Windows-software. Applicatiesoftware waarvoor je ooit een initieel aanschafbedrag betaalde, en daarnaast werd er een jaarlijks onderhoudsbedrag betaald aan de softwareleveranciers.

Tegenwoordig is er sprake van een overgangsperiode: een transitie van de hierboven geschetste traditionele ict-omgeving naar een volledig webbased applicatielandschap in een serverloze omgeving. Daarbij kent de applicatiesoftware doorgaans een (maandelijkse) prijs per gebruiker. En de thin clients zijn vervangen door laptops.

Dat betekent dat de ict-kosten een andere opbouw hebben gekregen. Ze zijn samengesteld uit andere componenten of variabelen. En in zo’n migratieperiode kent menig kantoor ook dubbele kosten. Zo wordt de oude infrastructuur nog even aangehouden om na verloop van tijd helemaal uit te faseren. En van de Windows-applicatiesoftware zul je wellicht inkijklicenties afnemen om zo de historie altijd nog te kunnen raadplegen en/of te kunnen voldoen aan je bewaarplicht.

Deze veranderingen maken het lastig om, zeker voor de transitieperiode, je ict-kosten te berekenen en in de hand te houden. Het benchmarken van de ict-kosten kan je daarbij helpen. Ook wijzen wij je op workshops van FinWizer. FinWizer helpt grip te krijgen op het effectief gebruik van online applicaties en het doorbelasten van licentiekosten. In de workshops worden handvatten gegeven om de ict-kosten inzichtelijk te krijgen en in de hand te houden.

Wil je meer weten over deelname aan het ict-kantorenoverleg en/of het bewaken en beheersen van je ict-kosten? Neem dan contact op met met Arjan Gelderblom, Henk Aardoom of Martijn Kriek.