In deze bijdrage wil ik stilstaan bij koppelingen tussen verschillende softwarepakketten en de vraag over de belangen van de leverancier versus die van het accountants- of administratiekantoor. Met dit vraagstuk hebben wij tijdens implementaties vaak te maken.

Best of breed

Kantoren kiezen op deelgebieden veelal de meest geschikte applicaties (best of breed) en willen het beheer van de gegevens zo goed mogelijk organiseren. Het ideaal plaatje is:

• Het CRM-systeem is gekoppeld aan de gegevens van de Kamer van Koophandel
• Op de CRM-kaart kan worden aangegeven voor welke andere systemen deze gegevens ook de basis zijn; denk hierbij aan:
  • Het DMS-systeem
  • Het correspondentiesysteem
  • Het ondertekening platform
  • Het uren- en declaratie systeem
  • De financiële administratie van het kantoor
  • De fiscale systemen
  • Het salarispakket
  • De klantenportal
  • Het samenstel systeem
  • De portal / samenwerkingsplatform
  • Etc.

Maar niet in elke combinatie is dit ideale plaatje te verwezenlijken. Er worden dan procedures uitgewerkt om de CRM-data zo efficiënt mogelijk te verwerken.

Standaarden en koppelingen

Gelukkig zijn er steeds meer standaarden beschikbaar om koppelingen te realiseren en zo dicht mogelijk bij de ideale dataverwerking te komen.
Tot zover het goede nieuws, maar helaas is er ook minder goed nieuws.

In situaties waar het technisch goed mogelijk lijkt te zijn om een koppelingen te realiseren, gebeurt dit toch niet. Vaak omdat (één van) de leveranciers een ander belang heeft dan belang van het accountants- of administratiekantoor. Het belang van de klant is een deel van de afweging in de besluitvorming om wel of niet een koppeling te realiseren.

Wanneer een leverancier zelf wat te winnen heeft bij het realiseren van een koppeling, bijvoorbeeld om de markt te kunnen betreden als nieuwe CRM-leverancier, dan wordt er inspanning geleverd om koppelingen te realisteren. Maar soms wordt het niet realiseren van een koppeling ook gedaan uit een (schijnbaar) belang van de leverancier waardoor aan kantoren een koppeling wordt onthouden. In die gevallen komt het voor dat kantoren (al dan niet samen) zélf een koppeling (laten) ontwikkelen. Jammer, want dat vergt dan (onnodige) extra inspanning.

Oproep

Wij zijn bezig om in beeld te krijgen of er, naast de voorbeelden waar wij zelf met onze klanten (accountants- en administratiekantoren) mee te maken hebben (gehad), meer van dit soort situaties zijn. Heb je op jouw kantoor applicaties waarbij het lastig is om van de leverancier de door jullie gewenste koppelingen te krijgen? Laat het ons weten! Vanuit de verzamelde informatie willen wij dan met leveranciers in overleg te gaan om te kijken welke mogelijkheden er zijn om koppeling van verschillende applicaties tóch mogelijk te maken.

Voor vragen kun je ons uiteraard ook contacten: Daniël Aardoom of Henk Aardoom (055-355 99 79).