MS SharePoint: wel of geen DMS?

Menig accountants- of administratiekantoor past directory’s en subdirectory’s op een server toe als een soort DMS (=Document Management Systeem). In de vorm van een map (of directory) per klant met daaronder een uitsplitsing (subdirectory’s). In de wereld van de moderne werkplek en serverloos werken is er geen server/schijf meer. Je moet dus kiezen voor een alternatieve opslag van klantmappen (DMS). In dat keuzeproces wordt MS SharePoint regelmatig genoemd als mogelijk DMS-alternatief. Maar, is dat terecht? Is MS SharePoint wel een DMS?

MS SharePoint out-of-the-box is niet echt geschikt als DMS. De ingang van MS SharePoint zijn sites en geen mappen. Vanuit het perspectief van de eindgebruiker heeft het tonen van een zelfde overzicht als op een server (klantmappen met daaronder submappen) de voorkeur. Dat geeft herkenning. MS SharePoint zal gecombineerd moeten worden met een toepassing waardoor er wel een volwaardig DMS ontstaat. Een soort plug-in of add-on op SharePoint. Die toepassingen zijn er gelukkig en bieden je de volgende mogelijkheden:

  • Zoals gezegd: een mappenstructuur voor de eindgebruikers.
  • Het toepassen van metadata (of tags, labels).
  • Betere zoekmogelijkheden (inhoud documenten) en mogelijkheden om te filteren (op metadata).
  • De AI-toepassing van Microsoft (Copilot) kan ingezet worden juist ook door het toepassen van metadata.
  • Autorisatiemogelijkheden, waardoor niet alle eindgebruikers toegang krijgen tot alle mappen.
  • Via een koppeling met een CRM-oplossing kan het aanmaken van een nieuwe cliënt automatisch leiden tot het aanmaken van een elektronisch dossier (DMS) voor die cliënt.
  • Er worden veelal nog andere koppeling aangeboden met MS Office (Outlook, Word) en applicatiesoftware.
  • De structuur van mappen en submappen kan via een template worden ‘afgedwongen’, waardoor er standaardisatie en uniformiteit ontstaat.

Wil je eens doorpraten over de moderne werkplek/serverloos werken, het selecteren van een DMS of het gebruik van MS SharePoint als DMS, neem dan contact op met Arjan Gelderblom of Daniël Aardoom (055-355 99 79).