Ik las recent deze quote van omdenken: “Het gaat niet om de beste keus maken. Het gaat om het maken van een keus en er dan het beste van maken.” Er het beste van maken in de zin van het optimaal benutten van de software, ontbreekt het hier niet vaak aan?

Om een softwarepakket te kunnen gebruiken is een basisinrichting noodzakelijk. Die inrichting en implementatie is er wel. Maar dan? We halen opgelucht adem dat de implementatie achter de rug is en gaan weer snel aan het werk met onze reguliere werkzaamheden. Maar juist met de laatste 20% van de softwarefunctionaliteit is veel rendement te halen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het toepassen van workflowfunctionaliteit of integratie met software voor het zetten van een digitale handtekening.

Software wordt doorontwikkeld. Wat vandaag optimaal is, kan morgen suboptimaal zijn. Het optimaal benutten van software betekent dus continu verbeteren! Een dynamisch proces dus dat permanente aandacht behoeft van de applicatiebeheerder(s). Een andere mogelijkheid is om elk jaar je door de leverancier te laten informeren over nieuwe mogelijkheden in de software en na te gaan in hoeverre deze effectief toegepast kunnen worden in je organisatie.

Wij voeren regelmatig softwareoptimalisatieprojecten uit bij accountantskantoren. Dit soort projecten raakt niet alleen de software, maar ook de werkprocessen, procedures, gebruikers van de software e.d. Wilt u hier meer over weten, neem dan contact op met Arjan Gelderblom.