Als je als (accountants)kantoor nog niks doet met data-analyse en Power BI, dan krijg je ondertussen het gevoel dat je achterloopt. Wees gerust; we zien in de praktijk veel mooie initiatieven en projecten voorbijkomen, maar er is gelukkig nog volop tijd om mee te gaan doen. Waarom zou je dat doen en waar begin je? Daar hebben mijn collega Thijs de Nijs en ik begin deze maand 20 kantoren over bijgepraat. Voor iedereen die die sessies heeft gemist leg ik het graag nog even uit!
Wat is data-analyse?
Data-analyse staat volgens Wikipedia voor ‘inspectie, schonen, transformeren en modelleren van data met als doel het ontdekken van nuttige informatie voor conclusies en ondersteuning in besluitvorming’. En daarmee heb je ook meteen de kern te pakken. Data-analyse begint met het transformeren en modelleren van de data. We zijn geneigd om te beginnen met het bouwen van mooie overzichten en dashboards, maar als je niet weet over welke data je beschikt en hoe die zich onderling verhouden dan kun je er uiteindelijk niets mee. Het begint altijd bij een goed en logisch datamodel, daarna kun je verder.
En Power BI?
Power BI is de business-intelligencesoftware van Microsoft. De basis is gratis te gebruiken en je kunt er eenvoudig mee aan de slag. Met business intelligence zet je de data die je hebt verzameld om naar informatie die aanzet tot het nemen van actie of beslissingen. Microsoft Power BI wordt gezien als een van de grootste leiders op business-intelligencegebied.
Waar kom je data-analyse in de accountantspraktijk tegen?
Data-analyse kan op veel punten in de accountantspraktijk worden ingezet. We hebben dat opgeknipt in vijf hoofdgroepen:
1. Data-analyse tijdens samenstellen, beoordelen en controleren
Het meest concrete voorbeeld hiervan is onze NOW-data-analyse. Aan de hand van een analyse op de omzet en loonkosten uit de auditfile ondersteunen analyses bij de werkzaamheden voor een derdenverklaring of uit het accountantsprotocol. Uiteraard kan dit veel breder ingezet worden en kunnen data je helpen bij de btw-rondrekening en analyses op bedrijfskosten zodat de data-analyse ook in het reguliere controle- of samenstelproces kan helpen.
2. Interne managementrapportages op kantoor
Nog steeds aan de slag met Excel-sheetjes om uren per medewerker en vestiging in beeld te houden? En hoe staat het met projecten op kantoor en resultaten per afdeling? Door data-analyse op urenregistraties in combinatie met de financiële administratie krijg je inzicht in bovenstaande, maar kun je ook nog veel verder gaan. Denk aan inzicht in de multidisciplinaire diensten die je bij een klant wegzet en het rendement op specifieke opdrachten. Door inzicht te krijgen in je klantmix, kun je bijsturen en goede keuzes maken.
3. Adviessignalen
Door data uit bijvoorbeeld de loon- of fiscale software te halen krijg je inzicht in advieskansen bij klanten. Denk hierbij aan de loonrapportages van GearSoft en aan TaxWare. Door op een andere manier naar de verzamelde data te kijken, kun je bepalen bij welke klanten fiscaal voordeel te halen is. Denk aan onderwerpen als eigen woning, schenken en erven, en ondernemingsvormen.
4. Monitoren workflow
De klantwerkzaamheden op een kantoor vormen een logische workflow. Na de start van de jaarrekening volgt het aanleveren van gegevens, een conceptjaarrekening, de LOR en ga zo maar door. Met de CaseWare Samenstelmonitor maken we de voortgang van klantdossier inzichtelijk. Zo krijg je grip op de doorlooptijd van opdrachten.
5. Dashboards voor eindklanten
En last but not least zijn er natuurlijk volop kansen voor dashboards voor eindklanten. We maken deze, samen met kantoren, op loondata en financiële data uit bijvoorbeeld Exact of Twinfield. Onze voorkeur heeft het om dit in Power BI te doen. Voordeel is dat de mogelijkheden om data te koppelen eindeloos zijn. Nadeel is dat het veelal maatwerk is. Een alternatief zijn dashboards in Visionplanner en Comandi, die meer plug-and-play dashboards aanbieden.
Waar begin je?
Je merkt het: data-analyse is op veel vlakken in te zetten. En bovenstaande is slechts een greep uit de mogelijkheden. Daarom is onze belangrijkste tip: begin klein! Kies een (deel)onderwerp uit, zorg voor een goed datamodel en bouw een eerste analyse. Ga aan de slag met de analyse die je hebt gemaakt, ook als die nog niet perfect is. Alleen door het te gebruiken en gebruikerservaringen op te halen kom je verder. De tijd dat software 100% af is voordat je het gebruikt ligt achter ons. We kunnen tegenwoordig veel sneller bijschaven en dat maakt het een mooi leerproces.
Hulp nodig?
We beschikken binnen Full Finance over twee accountants (RA/AA) die door Microsoft gecertificeerd data-analist in Power BI zijn. We kunnen je helpen met tips en kennen de valkuilen; die kennis zetten we graag in bij trajecten. En in mei gaat er weer een Masterclass data-analyse van start. Inschrijven kan nog! Zie hier.
Neem contact op met Thijs de Nijs MSc RA of Marijke Stokvis AA