In ons artikel Vele handen maken licht werk, maar dan anders …. schreven wij over het optimaliseren van processen door de inzet van zgn. softwarerobots. Het daarin uitgewerkte voorbeeld was ontwikkeld met Yarado. Microsoft heeft ook zo’n softwarerobot: Power Automate.

Power Automate, voorheen Microsoft Flow, is een clouddienst van Microsoft waarmee je werkstromen kunt maken tussen apps zoals SharePoint, bestanden van OneDrive voor Bedrijven, Outlook of andere clouddiensten. Aan de hand van een sjabloon of een eigen werkstroom kun je een taak automatiseren.

Elk kantoor heeft taken die periodiek terugkomen. Dit kunnen bijvoorbeeld taken zijn als:

• Ter herinnering collega’s mailen om uren in te voeren;
• Het bijwerken van een spreadsheet nadat iemand zich aanmeldt voor een evenement.

Door gebruik van Power Automate kun je dit soort repeterende of handmatige taken automatiseren en houd je tijd over.

Enkele voorbeelden van werkstromen die je met Power Automate kunt maken:

• Een e-mail inplannen op een bepaalde tijd. Power Automate stuurt eind van de maand een e-mail naar de medewerkers met daarin een verzoek en link naar het urenregistratiesysteem.
• Een reactie op een Microsoft Forms-antwoordformulier automatisch laten bijwerken in een Excelspreadsheet of SharePoint.
• Een e-mail verzenden wanneer er een nieuw SharePoint-item wordt toegevoegd of gewijzigd.
• Een e-mail verzenden naar een doelgroep wanneer een waarschuwing met betrekking tot Power BI-gegevens wordt geactiveerd. Dit kan bijvoorbeeld doordat een bepaalde urennorm of target in een PowerBI-rapport wel of nog niet is behaald.
• Automatisch een Power BI-gegevensset vernieuwen nadat er een bestand in SharePoint is bijgewerkt.

Al enthousiast of duizelt het je door deze mogelijkheden? Neem dan contact op met een van onze ict-consultants om te sparren over de wijze waarop wij jouw kantoor kunnen optimaliseren met geautomatiseerde werkstromen.

Esra Wiranta