Iedereen die werkt op ‘de moderne werkplek’ (voorkant) en ‘serverless’ (zonder servers aan de achterkant) kan niet om Microsoft SharePoint heen. In de visie van Microsoft worden documenten/bestanden die gedeeld worden met meerdere mensen opgeslagen in SharePoint en documenten/bestanden die van jou (alleen) zijn in Onedrive. Immers, er zijn in een serverloze omgeving geen schijven op servers meer beschikbaar die benut kunnen worden als opslagmedium.

Daarmee is niet gezegd dat SharePoint ook het Document Management Systeem (=DMS) van het kantoor moet zijn. SharePoint ‘out-of-the-box’ is niet geschikt als DMS. Net zoals MS Excel niet geschikt is als toepassing voor het voeren van een financiële administratie. Je zult als kantoor dus een keuze moeten maken welke toepassing als DMS ingezet gaat worden in een serverloze omgeving. Wij schreven al eens eerder over aandachtspunten die daarbij van belang zijn.

Die keuze zal o.a. beïnvloed worden door het (functionele) ambitieniveau van het kantoor. Hoe uitgebreid is de wensen- en (vooral) eisenlijst en welke eisen staan op deze lijst. Als een kantoor tot nu toe werkt met schijven (in servers) en deze als DMS gebruikt, dan is het ambitieniveau veelal niet zo hoog. Dan kan SharePoint in combinatie met (een standaard) inrichting geleverd door een DMS-leverancier ingezet worden als het DMS.

Die inrichting maakt het mogelijk toegangsautorisatie te regelen, meta-data toe te passen op documenten/bestanden, deze (onder voorwaarden) te delen met externe gebruikers (veelal cliënten) e.d. Vergelijk het maar met content in samenstelsoftware. CaseWare of Visionplanner out-of-the-box zijn niet geschikt voor gebruik in de samenstelpraktijk. Juist door het toepassen van content (werkprogramma’s, rapportage-sjablonen e.d.) is er sprake van samenstelsoftware.

Wil je eens doorpraten over het gebruik van SharePoint of andere DMS-toepassingen, neem dan contact op met Arjan Gelderblom of Daniël Aardoom (055-355 99 79).