In de afgelopen maanden mocht ik een aantal kantoren ondersteunen bij het in gebruik nemen van de nieuwe controlewerkprogramma’s. Dat is op zich geen nieuws, maar dit jaar was er aanleiding om wat uitgebreider op dit punt te ondersteunen. Dat komt deels door toevoegingen vanuit de koker van de AFM (lees ook dit artikel), maar de voornaamste oorzaak zit in de wijzigingen rondom controlestandaarden. Daar gaat bovenstaand artikel echter niet over (wil je hier meer over weten, lees dan dit artikel).

In de gesprekken die ik had met de kantoren kwam regelmatig de term ‘stand-back’ naar voren. In de (Engelse versie van de) nieuwe controlestandaard is dit als procedure opgenomen. De letterlijke vertaling van deze term is een stapje terug. De gedachte daarbij is niet om achteruit te gaan, maar om afstand te nemen. En met die afstand overzicht te creëren. En dat lijkt mij, aan de vooravond van de start van de voorjaarsmarathon, wel een zinvolle actie. Even afstand nemen.

Het is bij het schrijven van dit artikel eind januari. De btw-aangiften zijn zo goed als de deur uit en de eerste jaarrekeningen zijn in concept of al definitief uitgebracht. Wij zijn als accountants de afgelopen maanden ook druk geweest (uitgestelde opdrachten, adviesvraagstukken, NOW-/TVL-werkzaamheden) maar denk eraan: het voorjaar staat al om de hoek. Vandaar nu een oproep om in de komende maanden regelmatig een stand-back te doen.

Bijvoorbeeld over het proces van de jaarrekeningen. Hoe loopt het proces om deze in concept of definitief te ‘printen’ en bij de klant te krijgen? Is hier nog wat te automatiseren? Denk aan opmaak, briefpapier, digitale ondertekening, automatisch opslaan op de juiste dossierlocatie, bestandsnamen enzovoort. De verleiding is groot om te denken dat deze kleine acties niet zoveel tijd kosten. En dat is misschien ook zo, maar het zijn wel handelingen die voor alle klanten (deels handmatig) worden uitgevoerd. En wat te denken van het bijhouden van status- en voortgangslijstjes. Uit ervaringen weten wij dat Excel hier vaak voor gebruikt wordt. En ook dan hebben wij het over handmatig bijhouden, foutgevoeligheid en een minder actueel overzicht. Zou je niet slimmer werken door data-analyses te gebruiken in plaats van handmatige werkzaamheden? Dus reden genoeg om eens tussen twee opdrachten door wat afstand te nemen en na te denken of het beter kan.

Het voorjaar, als we allemaal toch al zo druk zijn, is voor ons gevoel voor dit soort overpeinzingen niet het meest logische moment. Maar de realiteit is inmiddels wel dat als wij niet oppassen, we het hele jaar druk zijn. En met een overschot aan werk en een schaarste aan mensen (zie dit artikel) gaat dat wellicht niet snel veranderen. Laten we vooral oppassen dat wij de komende maanden niet te druk zijn om ‘de kar met de vierkante wielen’ vooruit te krijgen.

Af en toe een stand-back, even kijken wat we doen. En nadenken waarom wij het zo doen. En soms ook durven bedenken dat het anders kan. De businesscase kan simpel zijn: als je 10 minuten per klant per jaar kunt besparen, verdien je met 25 klanten de middag die je daarvoor gebruikte om het slimmer te kunnen doen al terug. En daarna wordt het leuker.

Ik wens je succes in de komende maanden en hoop dat het lukt om af en toe dat stapje terug te doen. En als wij met je mee kunnen denken, dan doen wij dat graag. Laat het ons gerust weten.

Martijn Kriek

Publicatiedatum: 25 januari 2023